Zentralregister der wirtschaftlichen Eigentümer (CRBR) in Polen

Das Zentralregister der wirtschaftlichen Eigentümer (Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych, CRBR) betrifft nahezu jede Gesellschaft, die in Polen im Handelsregister eingetragen ist – auch die polnische Tochtergesellschaft eines deutschen Unternehmens. Dieser Beitrag fasst zusammen, was das Register ist, wer als wirtschaftlicher Eigentümer gilt, wie die Anmeldung abläuft und welche Fristen dabei gelten.

Was ist das Zentralregister der wirtschaftlichen Eigentümer?

Das Zentralregister der wirtschaftlichen Eigentümer ist ein System, bei dem Informationen über die wirtschaftlichen Eigentümer, d.h., generell gefasst, über natürliche Personen, die direkte oder indirekte Kontrolle über ein Unternehmen ausüben, gesammelt werden.

Eine der Hauptaufgaben von diesem Zentralregister ist die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung. Das Register ist öffentlich, es wird elektronisch geführt, so dass jeder unentgeltlich auf Informationen über die wirtschaftlichen Eigentümer zugreifen kann.

Welche Daten werden im Zentralregister gesammelt?

Das Register erfasst Daten über die wirtschaftlichen Eigentümer folgender Subjekte:

• offene Gesellschaften,
• Kommanditgesellschaften,
• Kommanditgesellschaften auf Aktien,
• Gesellschaften mit beschränkter Haftung,
• einfache Aktiengesellschaften,
• Aktiengesellschaften, mit Ausnahme öffentlicher Gesellschaften.

Wer gilt als wirtschaftlicher Eigentümer?

Die wirtschaftlichen Eigentümer müssen von den Unternehmern im Zentralregister spätestens 7 Tage nach dem Tag der Eintragung der Gesellschaft im Handelsregister gemeldet werden. Es ist also wichtig, frühzeitig die wirtschaftlichen Eigentümer zu identifizieren. Bei mehrstufigen Gesellschaftsstrukturen kann nämlich die Suche relativ viel Zeit nehmen.

Gemäß der allgemeinen, im Art. 2 Abs. 2 Nr. 1 des Gesetzes genannten Definition, ist wirtschaftlicher Eigentümer eine natürliche Person bzw. natürliche Personen, die unmittelbar bzw. mittelbar die Kontrolle über den Kunden aufgrund ihrer Berechtigungen ausüben, welche sich aus den rechtlichen bzw. tatsächlichen Umständen ergeben und die Ausübung eines entscheidenden Einflusses auf die von dem Kunden vorgenommenen Tätigkeiten bzw. Handlungen ermöglichen, oder eine natürliche Person bzw. natürliche Personen, in deren Auftrag die Geschäftsbeziehungen aufgenommen werden oder eine gelegentliche Transaktion durchgeführt wird.

Als wirtschaftlicher Eigentümer gilt:

• eine natürliche Person, die ein Anteilseigner bzw. Aktionär des Kunden ist und das Eigentumsrecht an mehr als 25% der Anteile bzw. Aktien dieser juristischen Person hat;
• eine natürliche Person, die über mehr als 25% aller Stimmen im beschlussfassenden Organ des Kunden auch als Pfandnehmer oder Benutzer oder aufgrund der Vereinbarungen mit anderen Stimmberechtigten verfügt;
• eine natürliche Person, die die Kontrolle über eine juristische Person bzw. juristische Personen ausübt, die zusammen ein Eigentumsrecht an mehr als 25% der Anteile bzw. Aktien des Kunden haben oder zusammen über mehr als 25% aller Stimmen im Organ des Kunden auch als Pfandnehmer oder Benutzer oder aufgrund der Vereinbarungen mit anderen Stimmberechtigten verfügen.
• eine natürliche Person, die die Kontrolle über den Kunden dadurch ausübt, dass sie gegenüber dieser juristischen Person über die Berechtigungen nach Art. 3 Abs. 1 Nr. 37 des Gesetzes vom 29. September 1994 über Rechnungslegung verfügt [es geht hier um die Berechtigungen des herrschenden Unternehmens, das die Kontrolle über das abhängige Unternehmen ausübt] oder
• eine natürliche Person, die der Führungsebene angehört – falls es nicht möglich war, die Identität der oben genannten Personen zu ermitteln bzw. falls Zweifel dazu bestehen (was dokumentiert wurde) und falls kein Verdacht der Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung vorliegt.

Wie erfolgt die Anmeldung beim Zentralregister?

Die Anmeldung beim Zentralregister erfolgt nach Ausfüllung, Unterschreibung und Versendung eines elektronischen Dokuments nach dem Muster, das vom polnischen für öffentliche Finanzen zuständigen Minister kostenlos elektronisch zur Verfügung gestellt wird.

Es ist zu beachten, dass die Anmeldung völlig elektronisch stattfinden muss (es wird also dabei entweder die elektronische qualifizierte Signatur oder die ePUAP Signatur benötigt). Das entsprechende elektronische Formular befindet sich auf der Website: Zentralregister der wirtschaftlichen Eigentümer. Das Zentralregister wird nur in polnischer Sprache geführt.

Fristen für Anmeldung und Aktualisierung

Stand der nachfolgend beschriebenen Fristen: November 2022.

Im November 2022 wurden neue Fristen für die Anmeldung und Änderung der registerpflichtigen Daten durch den polnischen Gesetzgeber eingeführt.

Aufgrund des Gesetzes vom 7. Oktober 2022 über die Änderung einiger Gesetze zum Zwecke der Vereinfachung der Verwaltungsverfahren für die Bürger und Unternehmer wurde die Frist zur Anmeldung und Aktualisierung der Daten im Zentralregister der wirtschaftlichen Eigentümer geändert.

Die bisherige Frist zur Anmeldung und Aktualisierung einzelner Informationen betrug nur 7 Tage. Dem Wortlaut der neuen Vorschriften zufolge haben die Unternehmer zurzeit 14 Tage für die Anmeldung bzw. Aktualisierung der Daten. Der Lauf der Frist wird vom Tage des Ereignisses, das die Anmeldung begründet, gerechnet.

Es ist zu beachten, dass zum Lauf der Frist solche Tage, wie Samstag und die gesetzlichen arbeitsfreien Tage, nicht eingerechnet werden.

Beispiel zur Fristberechnung

Beispiel:

ABC spółka z o.o. wurde im Handelsregister am 24.11.2022 registriert. Die Geschäftsführung dieser Gesellschaft hat 14 Tage für die Anmeldung der Daten über die wirtschaftlichen Eigentümer dieser neugegründeten Gesellschaft. Das bedeutet, dass die Anmeldung spätestens am 14.12.2022 vorzunehmen ist.

Bitte beachten Sie

Bitte beachten Sie:

• Die Eintragung im Zentralregister findet ausschließlich elektronisch statt. Zur Vornahme der Eintragung ist also die elektronische Signatur – sog. ePUAP oder die elektronische qualifizierte Signatur, erforderlich.
• Gesellschaften, welche die Anmeldungspflicht bei dem Zentralregister nicht innerhalb der Frist erfüllen, können mit einer Geldbuße von bis zu 1 Mio. PLN belegt werden.

Wir helfen Ihnen sowohl dabei, die elektronische Signatur zu erlangen, als auch dabei, die fristgemäße Anmeldung beim Zentralregister der wirtschaftlichen Eigentümer durchzuführen.

Aktualisierung der Daten nach der ersten Anmeldung

Sollten nach der ersten Anmeldung im Zentralregister irgendwelche Änderungen betr. die wirtschaftlichen Eigentümer vorkommen, so müssen solche Änderungen spätestens 7 Tage ab dem Tag der Änderungen beim Zentralregister gemeldet werden.

Übergangsfristen bei Einführung des Registers

Historischer Hinweis: Die folgenden Fristen betrafen die Einführungsphase des Registers.

Für Unternehmen, die vor dem Inkrafttreten der neuen Vorschriften, d. h. vor dem 13. Oktober 2019, ins Handelsregister eingetragen wurden, endet die Meldepflicht am 13. Juli 2020.

Unternehmen, die nach dem 13. Oktober 2019 ins Handelsregister eingetragen wurden, müssen die Informationen bei dem Zentralregister spätestens 7 Tage nach dem Tag der Eintragung elektronisch einreichen.

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