Wichtige Schritte nach der Gründung Ihrer Sp. z o.o.

Die Eintragung einer neuen Gesellschaft mit beschränkter Haftung (Sp. z o.o.) in das polnische Handelsregister ist ein bedeutender Meilenstein, aber gleichzeitig nur der Anfang. Viele deutsche Unternehmer, die in Polen expandieren, sind sich nicht bewusst, dass nach erfolgreicher Gründung noch weitere rechtliche und administrative Schritte erforderlich sind. Im Folgenden geben wir einen Überblick über die wichtigsten Pflichten, die nach der Eintragung der polnischen Gesellschaft Sp. z o.o. ins Handelsregister zu erfüllen sind.

Eröffnung eines Bankkontos in Polen

Jede polnische Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (Sp. z o.o.) sollte ein Bankkonto bei einer in Polen ansässigen Bank eröffnen. Da die Banken in Polen für die Eröffnung des Bankkontos in meisten Fällen den Auszug aus dem Handelsregister für Eröffnung des Bankkontos verlangen, ist diese Tätigkeit erst nach der Gründung der Gesellschaft möglich.

Die Pflicht, das Bankkonto der Gesellschaft in polnischer Bank zu führen, ist nicht nur praktisch für den Zahlungsverkehr und die Buchhaltung, sondern auch notwendig für bestimmte steuerliche Vorgänge in Polen. Eröffnung des Bankkontos in Polen bedeutet dabei natürlich nicht, dass die Gesellschaft keine zusätzlichen Bankkonten in anderen Ländern haben darf. Das kann sie, aber mindesten ein Bankkonto muss in Polen geführt werden.

Beschaffung einer besonderen elektronischen Signatur – ePUAP oder qualifizierte elektronische Signatur

Viele Verwaltungsangelegenheiten in Polen können in Polen bequem online erledigt werden. Zum Beispiel die Kommunikation mit dem Finanzamt, mit dem Handelsregister, die Unterzeichnung des Finanzberichts jedes Jahr, das Einreichen von anderen Anträgen oder die Abgabe von verschiedenen Erklärungen. Dafür benötigen die Geschäftsführer entweder die elektronische ePUAP-Signatur (eine Art kostenloser polnischer Online-Signatur) oder eine in Polen anerkannte qualifizierte elektronische Signatur. Die Beschaffung dieser Signatur ist eine unkomplizierte und schnelle Tätigkeit, die später viele Geschäfte und Tätigkeiten beschleunigt und vereinfacht.

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Polnische Rechtsanwältin

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Eintragung ins Register der wirtschaftlichen Eigentümer – Transparenzregister

Nach dem Tag der Eintragung ins Handelsregister haben polnische Gesellschaften 14 Tage Zeit, um sich im zentralen Register der wirtschaftlichen Eigentümer (Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych – CRBR) einzutragen. Dabei sind in diesem Register als wirtschaftliche Eigentümer diejenigen Personen anzugeben, die die Gesellschaft tatsächlich kontrollieren, z. B. in meisten Fällen Gesellschafter oder Geschäftsführer.

Eine verspätete oder fehlende Eintragung kann zu Geldbußen führen. Die Unterzeichnung des Antrags zum polnischen Transparenzregister erfolgt Online, mit Anwendung der ePUAP-Signatur.

Mehr Informationen über polnisches Transparenzregister finden Sie in auf unserer Website: allgemeine Informationen, Bestimmung der wirtschaftlichen Eigentümer, Fristen.

Arbeitsverträge, B2B-Verträge, Datenschutz

Nach der Gründung einer Gesellschaft in Polen ist es auch erforderlich, arbeitsrechtliche Aspekte sorgfältig zu regeln, insbesondere durch den Abschluss geeigneter Verträge mit Mitarbeitern. Dabei sollte die jeweils passende rechtliche Form gewählt werden – ein Arbeitsvertrag, ein B2B-Vertrag, ein Werkvertrag oder ein Auftragsvertrag.

Und sobald Ihre polnische Gesellschaft personenbezogene Daten verarbeitet, sei es von Mitarbeitern, Kunden oder Geschäftspartnern, gelten die Datenschutzvorgaben der polnischen Datenschutzverordnung. Es ist unerlässlich, frühzeitig entsprechende Dokumentationen zu erstellen, Datenschutzverpflichtungen mit Mitarbeitern zu unterzeichnen und Verträge mit externen Dienstleistern entsprechend zu gestalten.

FAZIT

Die Gründung einer polnischen Sp. z o.o. ist der erste wichtige Schritt – danach folgen jedoch weitere Aufgaben, die vor der Geschäftsführung stehen und die entscheidend für die rechtssichere und effiziente Geschäftstätigkeit in Polen sind. Unsere Kanzlei steht Ihnen als zuverlässiger Partner zur Seite – von der Gründung über die laufende Rechtsberatung bis hin zur späteren Vertretung vor Behörden und Gerichten, je nach Ihrem Wunsch und Bedarf.

Wie können wir Ihnen helfen?

• Wir erledigen alle Tätigkeiten in Bezug auf Beschaffung der ePUAP-Signatur oder der qualifizierten elektronischen Signatur für die Geschäftsführer der neugegründeten Sp. z o.o.
• Wir übernehmen die fristgerechte und korrekte Anmeldung im polnischen Register der wirtschaftlichen Eigentümer – Transparenzregister – für Sie.
• Unsere Kanzlei bietet umfassende arbeitsrechtliche und datenschutzrechtliche Beratung, sowie Musterdokumente zur sofortigen Anwendung an.
• Unsere Kanzlei unterstützt deutsche Mandanten bei Eröffnung des Bankkontos in Polen für die polnische Gesellschaft.

Auf unserer Website finden Sie noch mehr Informationen über Recht in Polen:

• Deutschsprachiger Anwalt in Polen
• Schließung des Arbeitsvertrages in Polen
• Polnische Gesellschaft mit beschränkter Haftung Sp. z o.o. im Überblick
• Geschäftsführung der polnischen GmbH

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