Finanzbericht in der polnischen Gesellschaft mit beschränkter Haftung – Spolka z o.o.

Die polnische Gesellschaft mit beschränkter Haftung – Spolka z o.o. – ist verpflichtet, jährlich den Finanzbericht zu erstellen und festzustellen. In unserem Artikel schreiben wir darüber, bis wann der Finanzbericht der Sp. z o.o. zu erstellen ist, wer ihn unterzeichnet und welche weiteren Pflichten diesbezüglich zu erfüllen sind.

Finanzbericht in der polnischen GmbH. Erstellung und Unterzeichnung

In der Spolka z o.o. ist die Geschäftsführung für die Erstellung des Finanzberichts verantwortlich. In der Praxis aber nehmen die Geschäftsführer diese Aufgabe meistens natürlich nicht persönlich wahr, sondern delegieren sie an die interne Buchhaltung der Gesellschaft oder ein externes Buchhaltungsbüro. Formell liegt aber immer die Verantwortung für die Erstellung des Finanzberichts weiterhin bei der Geschäftsführung der polnischen Sp. z o.o.

Die Frist für die Erstellung des Finanzberichts beträgt 3 Monate ab dem Bilanzstichtag – also ab Ende des Geschäftsjahres. Bei den meisten Gesellschaften handelt es sich hier um das Kalenderjahr, also die Frist für die Erstellung des Finanzberichts ist bei meisten Gesellschaften der 31. März.

Der Finanzbericht wird von der mit der Buchführung betrauten Person und allen Mitgliedern der Geschäftsführung elektronisch unterzeichnet. Erforderlich ist eine spezielle elektronische Signatur (qualifizierte Signatur oder polnische sog. EPUAP-Signatur). Im Falle, wenn die Mitglieder der Geschäftsführung der polnischen Sp. z o.o. nicht über eine solche besondere Unterschrift verfügen, können sie die rechtliche Unterstützung unserer Anwaltskanzlei in Polen in Anspruch nehmen. Unsere deutschsprachige Anwälte helfen Ihnen, solche Signatur kurzfristig zu beschaffen.

In einigen Fällen muss der Finanzbericht zusätzlich durch einen Wirtschaftsprüfer geprüft werden – das ist aber nur bei größeren Subjekten der Fall. Wenn die Gesellschaft in ihrer Struktur den Aufsichtsrat oder den Prüfungsausschuss hat, dann wird der Finanzbericht von diesen Organen geprüft. Um den Finanzbericht zu bewerten, sollte sich der Aufsichtsrat bzw. Prüfungsausschuss mit dem Finanzbericht vertraut machen und dann entsprechenden Beschluss fassen. Der Bericht des Aufsichtsrates und des Prüfungsausschusses wird der Gesellschafterversammlung vorgelegt.

Finanzbericht der polnischen GmbH. Feststellung durch Ordentliche Gesellschafterversammlung

Der Finanzbericht sollte innerhalb von 6 Monaten nach Ende des Geschäftsjahres festgestellt werden. Wenn das Geschäftsjahr der Gesellschaft mit dem Kalenderjahr übereinstimmt, was bei meisten Gesellschaften der Fall ist, dann ist die Frist für die Feststellung des Finanzberichts der 30. Juni.

Die Feststellung des Finanzberichts in einer Spolka z o.o. gehört zu den Aufgaben der ordentlichen Gesellschafterversammlung. Sie sollte durch die Geschäftsführung so einberufen und abgehalten werden, dass sie innerhalb von 6 Monaten nach Ablauf eines jeden Geschäftsjahres stattfindet. Die polnischen Rechtsvorschriften erlauben es dabei, die Gesellschafterversammlung auch mithilfe der digitalen Kommunikationsmittel abzuhalten.

Gegenstand der ordentlichen Gesellschafterversammlung einer Spolka z o.o. ist:

• Feststellung des Finanzberichts für das abgelaufene Geschäftsjahr
• Erörterung und Feststellung des Lageberichts über die Tätigkeit der Gesellschaft
• Beschlussfassung über die Gewinnverteilung bzw. Verlustdeckung
• Entlastung der Mitglieder der Gesellschaftsorgane für die Erfüllung ihrer Aufgaben.

Erfahren Sie mehr über die Gesellschafterversammlung der polnischen Gesellschaft mit beschränkter Haftung.

Die Entlastung gilt dabei für alle Personen, die im letzten Geschäftsjahr der Geschäftsführung, dem Aufsichtsrat oder dem Prüfungsausschuss der Gesellschaft angehörten. Auch, wenn sie am Tage der Gesellschafterversammlung die Funktion nicht mehr ausüben.

Wenn die Gesellschaft einen erheblichen Verlust erlitten hat, der die Summe der Kapitalrücklagen, der Rückstellungen und der Hälfte des Stammkapitals übersteigt, dann ist es erforderlich, einen weiteren Beschluss, und zwar den Beschluss über das Fortbestehen der Gesellschaft zu fassen.

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Fr. Natalia Sikorska

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Finanzbericht der Sp. z o.o. – Einreichung beim polnischen Handelsregister

Innerhalb von 15 Tagen nach der Feststellung des Finanzberichts sind beim zuständigen polnischen Handelsregister folgende Unterlagen einzureichen:

• Finanzbericht der Sp. z o.o.,
• Prüfungsbericht (sofern der Finanzbericht geprüft wurde),
• Beschluss der Gesellschafterversammlung der Sp. z o.o. über die Feststellung des Finanzberichts,
• Beschluss der Gesellschafterversammlung der Sp. z o.o. über die Gewinnverteilung oder Verlustdeckung,
• Lagebericht der Sp. z o.o.

Derzeit ist die Einreichung der o.g. Dokumente beim Handelsregister in Polen nur elektronisch über das Repositorium der Finanzdokumente möglich. Für die Einreichung ist die Geschäftsführung zuständig. Die Unterlagen können aber auch durch einen Bevollmächtigten – zum Beispiel polnischen Anwalt – eingereicht werden, was für den deutschen Mandanten eine schnelle und bequeme Lösung ist.

FAZIT

In den meisten Fällen ist die Feststellung des Finanzberichts bei der polnischen Sp. z o.o. nicht besonders kompliziert, aber es muss ein bestimmtes Verfahren eingehalten werden. Die Fristen sollen beachtet werden, damit die polnische GmbH den gesetzlichen Pflichten termingerecht nachgeht:

• bis 31. März – Erstellung des Finanzberichts
• bis 30. Juni – Feststellung des Finanzberichts
• innerhalb von 15 Tagen nach Feststellung des Finanzberichts – Einreichung der Unterlagen beim polnischen Handelsregister.

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