Elektronische Zustellung der amtlichen Korrespondenz an Unternehmen in Polen

Die elektronischen Zustellungen sind moderne Form der Zustellung von Korrespondenz. Sie unterscheiden sich jedoch von der einfachen E-Mail dadurch, dass sie die rechtlichen Folgen der traditionellen Zustellung garantieren. Die Zustellung der Korrespondenz auf diese Weise wird in Polen bald Standardprozedur sein.

Was sind die elektronischen Zustellungen?

Die elektronischen Zustellungen (online-Zustellungen oder e-Zustellungen) sind eine moderne Form der Zustellung von Korrespondenz. Sie sind eine Dienstleistung, die es ermöglicht, die Korrespondenz online zu versenden, zu empfangen und aufzubewahren. Sie unterscheiden sich von der einfachen E-Mail-Korrespondenz dadurch, dass sie die rechtlichen Folgen der traditionellen Zustellung garantieren. Die Nachricht, die über die Dienstleistung der elektronischen Zustellungen gesandt wird, hat nämlich die Rechtsfolgen eines Einschreibebriefs mit dem Nachweis der Zustellung.

Die elektronischen Zustellungen haben zum Zweck, den Prozess der Zustellung der öffentlichen Korrespondenz zu vereinfachen und zu beschleunigen. Die Zustellung der Korrespondenz wird durch die elektronischen Zustellungen unabhängig vom Wohnort möglich sein. Durch die elektronischen Zustellungen sollen auch die Kosten der Zustellung verringert werden.

Sind die elektronischen Zustellungen obligatorisch? Ab wann sind sie anzuwenden?

Im Moment (März 2024) ist die Benutzung der elektronischen Zustellungen freiwillig, aber es wurden bereits Fristen festgelegt, ab denen die Benutzung der elektronischen Zustellungen für gewisse Gruppen in Polen obligatorisch wird.

Für die Subjekte, insbesondere Unternehmer, die im polnischen Handelsregister vor 1. Oktober 2024 eingetragen sind, wird die Anwendung der elektronischen Zustellungen ab 1. Januar 2025 obligatorisch sein. Spätestens ab diesem Datum müssen also diese Unternehmer eine Adresse für die elektronischen Zustellungen bereits besitzen. Zu dieser Gruppe gehören z.B. die polnische Spolka z o.o. (Gesellschaft mit beschränkter Haftung polnischen Rechts) und andere polnische Handelsgesellschaften.

Gesellschaften, die nach dem 1. Oktober 2024 ins polnische Handelsregister eingetragen werden, müssen parallel mit dem Antrag die Adresse für die e-Zustellungen besorgen. Die Beschaffung der Adresse für die elektronischen Zustellungen wird nämlich ab diesem Datum zum Standardverfahren gehören.

Für die natürlichen Personen, die im polnischen Zentralen Verzeichnis und Information der Wirtschaftlichen Tätigkeit bis 31. Dezember 2024 eingetragen sind, also für polnische Einzelunternehmer, gilt hingegen die Frist bis 1. Oktober 2026 – bis zu diesem Datum muss die Adresse für die elektronischen Zustellungen in der Datenbank der elektronischen Adressen eingetragen werden.

Wie kann man die e-Adresse für die elektronischen Zustellungen beschaffen?

Für die Beschaffung der elektronischen Zustellungen für ein polnisches Unternehmen – polnische Gesellschaft – sind ein paar Schritte erforderlich:

1. Online-Beantragung der elektronischen Adresse.
2. Nachdem der Antrag auf die Gründung der elektronischen Adresse gestellt wird, wird der Antrag formell und inhaltlich geprüft.
3. Wenn die elektronische Adresse und das elektronische Postfach gebildet werden, wird eine E-Mail-Nachricht mit den Hinweisen zur Aktivierung der Adresse gesandt.
4. Der weitere Schritt ist die Aktivierung der elektronischen Adresse und des elektronischen Postfachs.
5. Im Anschluss daran wird die elektronische Adresse in die Datenbank der elektronischen Adressen eingetragen. Ab diesem Zeitpunkt werden die Behörden, die selbst die Adressen zur elektronischen Zustellung haben, die Korrespondenz nur elektronisch an die in dieser Datenbank enthaltene Adresse übersenden.

Die Beschaffung der elektronischen Adresse ist gebührenfrei.

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Fr. Aleksandra Surowiecka

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FAZIT

Die elektronischen Zustellungen sind ein nächster Schritt zur Digitalisierung der amtlichen Verfahren in Polen. Da die Einführung der elektronischen Zustellungen in Polen im Jahr 2024 für eine große Gruppe der Unternehmer pflichtig sein wird, ist es empfehlenswert, für die Beschaffung der elektronischen Adresse rechtzeitig zu sorgen.

Unser Team kann Sie bei der Beschaffung der elektronischen Zustellungen komplex unterstützen. Wir erledigen die nötigen Tätigkeiten aufgrund einer Vollmacht von Ihnen, so dass Sie dabei Ihre Zeit maximal sparen können.

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