Kündigung in Polen ohne Unterschrift des Arbeitnehmers. Ist sie trotzdem wirksam?

Das Monatsende ist in vielen Unternehmen der Zeitpunkt, an dem personelle Entscheidungen umgesetzt werden – auch Kündigungen. Bei der Übergabe des Kündigungsschreibens taucht dabei immer wieder dieselbe Frage auf, die wir von unseren Mandanten regelmäßig hören: Der Arbeitnehmer hat die Kündigung nicht unterschrieben oder die Annahme sogar ausdrücklich verweigert – ist die Kündigung trotzdem wirksam? Und umgekehrt: Wenn der Arbeitnehmer unterschrieben hat, bedeutet das, dass er die Kündigung akzeptiert hat? Als polnische Kanzlei, die deutsche Unternehmen im polnischen Arbeitsrecht begleitet, erklären wir in diesem Beitrag, welche Bedeutung die Unterschrift des Arbeitnehmers unter der Kündigung tatsächlich hat.

Kündigung im polnischen Arbeitsrecht. Ist die Unterschrift rechtlich erforderlich?

Nach polnischem Arbeitsrecht muss die Kündigung eines Arbeitsvertrags schriftlich erfolgen. Das Kündigungsschreiben muss vom Arbeitgeber oder von einer zu seiner Vertretung berechtigten Person unterschrieben sein – entweder handschriftlich oder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur. Entscheidend ist: Aus rechtlicher Sicht ist allein diese Unterschrift für die Wirksamkeit der Kündigung erforderlich. Eine Unterschrift des Arbeitnehmers verlangt das polnische Arbeitsrecht dagegen nicht. Welche Anforderungen an die qualifizierte elektronische Signatur gelten und worauf bei einer elektronischen Kündigung zu achten ist, haben wir in einem separaten Beitrag beschrieben: Kündigung per E-Mail in Polen.

Arbeitsrecht in Polen. Welche Bedeutung hat die Unterschrift des Arbeitnehmers?

In der In der Praxis wird der Arbeitnehmer bei der Übergabe der Kündigung üblicherweise gebeten, den Erhalt mit Datum und Unterschrift zu bestätigen. Diese Unterschrift hat ausschließlich Beweisfunktion: Sie dokumentiert, dass und wann der Arbeitnehmer das Kündigungsschreiben erhalten hat.

Das Datum ist wichtig, weil ab diesem Zeitpunkt die Kündigungsfrist zu laufen beginnt und auch die Frist von 21 Tagen, innerhalb derer der Arbeitnehmer Klage beim polnischen Arbeitsgericht erheben kann.

Die Unterschrift des Arbeitnehmers bedeutet aber keine Zustimmung zur Kündigung. Der Arbeitnehmer, der den Empfang bestätigt, verzichtet damit weder auf die Klage noch erkennt er die Kündigungsgründe an. Auf der anderen Seite macht die fehlende Unterschrift die Kündigung nicht unwirksam.

Kündigung in Polen. Der Arbeitnehmer ergänzt eigene Anmerkungen auf dem Dokument

Häufig kommt es vor, dass der Arbeitnehmer die Kündigung zwar unterschreibt, aber eigene Zusätze auf dem Dokument vermerkt – etwa „Ich bin damit nicht einverstanden“ oder „Die Kündigung ist unbegründet“. Solche Anmerkungen haben keinen Einfluss auf die Wirksamkeit der Kündigung. Sie sind lediglich Ausdruck der Meinung des Arbeitnehmers. Es besteht daher kein Grund, mit dem Arbeitnehmer über solche Zusätze zu diskutieren oder eine „saubere“ Unterschrift zu verlangen.

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Polnisches Arbeitsrecht. Der Arbeitnehmer verweigert die Annahme der Kündigung

Das ist der Fall, der Arbeitgebern die meisten Sorgen bereitet. Nach polnischem Recht ist die Kündigung in dem Moment wirksam zugegangen, in dem der Arbeitnehmer die Möglichkeit hatte, von ihrem Inhalt Kenntnis zu nehmen. Ob er das Dokument tatsächlich liest, entgegennimmt oder unterschreibt, spielt dabei keine Rolle.

Wird dem Arbeitnehmer das Kündigungsschreiben in einem Gespräch übergeben und weigert er sich, es anzunehmen oder zu unterschreiben, ist die Kündigung trotzdem wirksam. Das hat das polnische Oberste Gericht mehrfach bestätigt: Die Verweigerung der Annahme ändert nichts daran, dass die Kündigung zugegangen ist. Der Arbeitnehmer kann den Lauf der Fristen nicht dadurch aufhalten, dass er das Dokument auf dem Tisch liegen lässt oder den Raum verlässt.

Für den Arbeitgeber kommt es in dieser Situation vor allem auf die Beweissicherung an. Wir empfehlen:

• die Kündigung im Beisein einer weiteren Person zu übergeben (z. B. ein Mitarbeiter der Personalabteilung, ein Anwalt), die den Verlauf des Gesprächs später bezeugen kann,
• dem Arbeitnehmer den Inhalt des Schreibens zur Kenntnis zu geben – durch Übergabe oder Vorlesen,
• unmittelbar danach eine kurze Aktennotiz zu erstellen: Datum, Uhrzeit, anwesende Personen, Verlauf des Gesprächs und der Vermerk, dass der Arbeitnehmer die Annahme bzw. die Unterschrift verweigert hat,
• die Kündigung zusätzlich per E-Mail mit qualifizierter Unterschrift zu senden.

Kündigung im polnischen Arbeitsrecht. Zustellung der Kündigung per Post

Auch Ist der Arbeitnehmer nicht vor Ort erreichbar, kann die Kündigung per Einschreiben zugestellt werden. Holt der Arbeitnehmer die Sendung trotz zweifacher Benachrichtigung (Avis) nicht ab, wird nach der polnischen Rechtsprechung vermutet, dass er die Möglichkeit hatte, vom Inhalt Kenntnis zu nehmen – die Kündigung gilt damit als zugegangen. Will der Arbeitnehmer das Gegenteil behaupten, muss er es beweisen.

Vorsicht ist allerdings geboten, wenn sich der Arbeitnehmer im Urlaub befindet oder krankgeschrieben ist. Während solcher Abwesenheiten besteht in Polen ein besonderer Kündigungsschutz, und eine Kündigung ist dann grundsätzlich unzulässig.

Das gilt aber nicht in Fällen, wenn der Arbeitnehmer krankgeschrieben wird, aber erst nach der Übergabe der Kündigung. Ein typisches Szenario aus der Praxis: Der Arbeitnehmer erhält die Kündigung, verlässt das Büro und legt noch am selben Tag eine Krankschreibung vor. Viele Arbeitgeber befürchten dann, die Kündigung sei dadurch hinfällig. Das ist nicht der Fall. Entscheidend ist der Moment der Übergabe: War der Arbeitnehmer zu diesem Zeitpunkt bei der Arbeit anwesend, ist die Kündigung wirksam. Eine erst danach beginnende Arbeitsunfähigkeit ändert daran nichts.

FAZIT

Die einzige Unterschrift, die für die Wirksamkeit einer Kündigung in Polen erforderlich ist, ist die des Arbeitgebers oder seines Vertreters. Die Unterschrift des Arbeitnehmers ist nicht erforderlich, hat aber zusätzliche Beweisfunktion – sie bestätigt den Erhalt, bedeutet aber keine Zustimmung. Verweigert der Arbeitnehmer die Annahme oder die Unterschrift, bleibt die Kündigung wirksam, sofern er die Möglichkeit hatte, ihren Inhalt zur Kenntnis zu nehmen. Für den Arbeitgeber kommt es dann vor allem darauf an, den Zugang der Kündigung gut zu dokumentieren – durch Zeugen und eine Aktennotiz.

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