Neue Befugnisse der polnischen Arbeitsinspektion ab Juli 2026: Wenn aus einem B2B-Vertrag ein Arbeitsvertrag wird

Viele deutsche Unternehmen, die in Polen eine Tochtergesellschaft führen oder mit polnischen Dienstleistern zusammenarbeiten, setzen auf flexible Vertragsmodelle: B2B-Verträge mit Selbstständigen, Auftragsverträge oder Werkverträge. Diese Modelle sind in Polen weit verbreitet – besonders in der IT-Branche, im Ingenieurwesen, im Vertrieb oder im Management. Ab dem 8. Juli 2026 ändert sich jedoch die Rechtslage grundlegend: Die polnische Staatliche Arbeitsinspektion kann solche Verträge künftig durch eine Verwaltungsentscheidung in ein Arbeitsverhältnis umqualifizieren – ohne dass zuvor ein Gericht entscheiden muss. Für Unternehmen mit Personal in Polen ist das eine der wichtigsten arbeitsrechtlichen Änderungen der letzten Jahre.

Polnisches Arbeitsrecht. Was ändert sich ab dem 8. Juli 2026?

Grundlage der Änderungen ist eine im Frühjahr 2026 verkündete Novelle des Gesetzes über die Staatliche Arbeitsinspektion. Bisher galt: Nur ein Arbeitsgericht konnte feststellen, dass eine formal selbstständige Zusammenarbeit in Wirklichkeit ein Arbeitsverhältnis ist. Die polnische Staatliche Arbeitsinspektion konnte lediglich Klage erheben – ein langwieriger Weg, der in der Praxis selten beschritten wurde.

Ab jetzt kann der Bezirksarbeitsinspektor selbst per Verwaltungsentscheidung das Bestehen eines Arbeitsverhältnisses feststellen. Betroffen sind alle zivilrechtlichen Vertragsmodelle – also B2B-Verträge mit Einzelunternehmern ebenso wie Auftrags- und Werkverträge –, sofern die Zusammenarbeit in der Praxis die typischen Merkmale eines Arbeitsverhältnisses aufweist.

Neue Befugnisse der polnischen Arbeitsinspektion. Wie läuft das Verfahren ab?

Zunächst prüft der Arbeitsinspektor bei einer Kontrolle, wie die Zusammenarbeit tatsächlich gelebt wird – beide Seiten können dazu Stellung nehmen. Überwiegen die Merkmale eines Arbeitsverhältnisses, erteilt der Inspektor zunächst eine Anweisung, die Verstöße zu beseitigen: entweder durch Abschluss eines Arbeitsvertrags oder durch Umgestaltung der Zusammenarbeit.

Erst wenn diese Anweisung nicht umgesetzt wird, kann der Bezirksarbeitsinspektor per Entscheidung das Bestehen eines Arbeitsverhältnisses feststellen – samt Vertragsart, Arbeitszeit, Arbeitsort und Vergütung. Im Zweifel gelten gesetzliche Standardwerte: unbefristeter Vertrag in Vollzeit.

Die Entscheidung wirkt nur für die Zukunft; rückwirkende Feststellungen bleiben dem Arbeitsgericht vorbehalten. Das Unternehmen kann die Entscheidung innerhalb eines Monats vor dem Arbeitsgericht anfechten. Nur bei besonders geschützten Personen – etwa Schwangeren – kann sie für sofort vollziehbar erklärt werden.

Arbeitsrecht in Polen. Worauf achtet jetzt die Arbeitsinspektion?

Entscheidend ist nicht, wie der Vertrag heißt oder was in ihm steht, sondern wie die Zusammenarbeit tatsächlich abläuft. Auch ein sorgfältig formulierter B2B-Vertrag schützt nicht, wenn die gelebte Praxis einem Arbeitsverhältnis entspricht. Typische Warnsignale sind unter anderem:

• Der Auftragnehmer arbeitet nach Weisungen und unter laufender Aufsicht des Auftraggebers
• Arbeitszeit und Arbeitsort werden vom Auftraggeber vorgegeben – etwa feste Bürozeiten
• Die Leistung wird ausschließlich persönlich erbracht, eine Vertretung ist faktisch ausgeschlossen
• Der Auftragnehmer trägt kein echtes unternehmerisches Risiko und arbeitet dauerhaft nur für einen Auftraggeber
• Der Auftragnehmer ist in die Organisation eingebunden wie ein Mitarbeiter – mit Firmen-E-Mail, Teilnahme an internen Meetings oder denselben Benefits wie das ganze Team.

Je mehr dieser Merkmale zusammenkommen, desto höher ist das Risiko einer Umqualifizierung. Umgekehrt gilt: B2B-Verträge und Auftragsverträge bleiben weiterhin zulässig, wenn sie einer echten selbstständigen Tätigkeit entsprechen.

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Neue Befugnisse der Arbeitsinspektion in Polen. Vorsicht bei Kündigungen während einer Kontrolle

Wird der zivilrechtliche Vertrag auf Initiative des Auftraggebers beendet – durch Kündigung, Auslaufenlassen oder faktische Beendigung der Zusammenarbeit – und geschieht dies zwischen dem Beginn der Kontrolle und der Rechtskraft der Entscheidung, gilt der Arbeitsvertrag kraft Gesetzes bereits ab dem Tag des Kontrollbeginns als geschlossen. Die betroffene Person genießt dann den vollen Kündigungsschutz des polnischen Arbeitsrechts und kann sich gegen die Beendigung vor Gericht wehren. Die Entscheidung der Inspektion selbst darf zudem kein Grund für eine Kündigung oder sonstige Benachteiligung sein – ein Verstoß dagegen ist künftig eine eigene, mit Geldbuße bedrohte Ordnungswidrigkeit.

Änderungen im polnischen Arbeitsrecht. Sanktionen: Geldbußen bis 60.000 Zloty

Parallel zu den neuen Befugnissen wurden die Geldbußen deutlich erhöht. Wer eine Person unter Bedingungen beschäftigt, die einem Arbeitsverhältnis entsprechen, ihr aber nur einen zivilrechtlichen Vertrag anbietet, riskiert künftig eine Geldbuße von 2.000 bis 60.000 Zloty – bisher lag die Obergrenze bei 30.000 Zloty. In besonders qualifizierten Fällen sieht das polnische Arbeitsgesetzbuch Geldbußen von bis zu 90.000 Zloty vor.

Der Gesetzgeber hat aber zwei Instrumente vorgesehen, die Unternehmen aktiv nutzen können. Erstens gilt eine zwölfmonatige Übergangsfrist: Wer bis Juli 2027 freiwillig einen Arbeitsvertrag mit der betroffenen Person abschließt, wird insoweit nicht wegen einer Ordnungswidrigkeit belangt. Wichtig: Diese Schonfrist knüpft nach dem Gesetzeswortlaut an den Abschluss eines Arbeitsvertrags an – die bloße Umgestaltung des B2B-Modells genügt dafür nicht. Das ist ein starkes Argument, die eigenen Strukturen jetzt zu überprüfen – und nicht erst, wenn die Inspektion vor der Tür steht.

Zweitens können Unternehmen künftig beim Hauptarbeitsinspektor eine individuelle Auslegung beantragen – eine verbindliche Auskunft dazu, ob ein bestimmtes Zusammenarbeitsmodell arbeitsrechtlich zulässig ist. Die Auskunft ergeht innerhalb von 30 Tagen gegen eine geringe Gebühr (40 Zloty) und bindet die Organe der Arbeitsinspektion. Wer sich an die erhaltene Auslegung hält, ist insoweit vor Sanktionen geschützt. Wichtig: Der Schutz greift nur, solange die tatsächliche Praxis dem im Antrag geschilderten Sachverhalt entspricht.

FAZIT

Die Reform bedeutet nicht das Ende der B2B-Zusammenarbeit in Polen – aber sie verschiebt das Risiko deutlich. Was bisher nur ein Arbeitsgericht nach langem Verfahren feststellen konnte, kann ab dem 8. Juli 2026 ein Arbeitsinspektor per Verwaltungsentscheidung anordnen. Unternehmen mit Auftragnehmern in Polen sollten jetzt handeln:

• Bestehende B2B- und zivilrechtliche Verträge überprüfen – und zwar den Vertragstext ebenso wie die gelebte Praxis
• Risikobehaftete Vertragsverhältnisse identifizieren und anpassen, solange die Übergangsfrist läuft
• In Zweifelsfällen eine verbindliche Auskunft der Arbeitsinspektion in Betracht ziehen
• Dokumentation ordnen: Wer im Fall einer Kontrolle die Selbstständigkeit des Auftragnehmers belegen kann, steht deutlich besser da.
• Offene Kommunikation mit den Auftragnehmern – viele schätzen ihre Selbstständigkeit und ziehen mit, wenn das Modell sauber aufgesetzt ist.

Wie können wir Ihnen helfen?

Wir beraten und begleiten deutsche Mandanten bei allen Themen des polnischen Arbeitsrechts – klar, praxisnah und selbstverständlich auf Deutsch.

Unsere Kanzlei begleitet deutsche Unternehmen auch bei der Vorbereitung auf die neuen Regeln in Polen. Wir können für Sie folgende Rechtsberatung leisten:

• Audit Ihrer Vertragsmodelle in Polen: Wir prüfen B2B-, Auftrags- und Werkverträge und gleichen den Vertragsinhalt mit der tatsächlichen Zusammenarbeit ab – inklusive einer klaren Risikobewertung für jedes Vertragsverhältnis.
• Anpassung der polnischen Verträge und der Praxis: Wir gestalten Ihre Zusammenarbeitsmodelle so um, dass sie einer Kontrolle standhalten – oder begleiten, wo nötig, den Wechsel in ein Arbeitsverhältnis, einschließlich der Bewertung der Kostenfolgen.
• Verbindliche Auskünfte: Wir bereiten Anträge auf individuelle Auslegung bei der Arbeitsinspektion vor.
• Vorbereitung auf Kontrollen der polnischen Staatlichen Arbeitsinspektion: Wir ordnen Ihre Dokumentation, entwickeln die Argumentation und schulen die verantwortlichen Personen.
• Begleitung während einer laufenden Kontrolle der polnischen Staatlichen Arbeitsinspektion: Wir vertreten Sie gegenüber der Arbeitsinspektion und übernehmen die Kommunikation mit den Inspektoren.
• Rechtsmittel: Wir vertreten Sie im Verfahren vor dem polnischen Arbeitsgericht, wenn eine Umqualifizierungsentscheidung ergangen ist.

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