Kündigung per E-Mail in Polen. Ist eine Online-Kündigung nach polnischem Arbeitsrecht wirksam?

Gegen Ende des Monats – und insbesondere zum Jahresende – stehen viele Unternehmen vor personellen Entscheidungen, auch in Bezug auf Kündigung. Häufig laufen diese Prozesse unter Zeitdruck, während sich die Geschäftsführung im Ausland befindet, z. B. in Deutschland. In solchen Situationen stellt sich regelmäßig eine Frage, die wir von unseren Mandanten häufig hören: Ist eine Kündigung per E-Mail in Polen wirksam – also eine sogenannte Online-Kündigung des Arbeitsvertrags? Als polnische Kanzlei, die deutsche Unternehmen regelmäßig im polnischen Arbeitsrecht begleitet, möchten wir in diesem Beitrag die wichtigsten rechtlichen und praktischen Aspekte klar und verständlich darstellen.

Kündigung per E-Mail in Polen. Grundsätzlich möglich, aber nur unter bestimmten Voraussetzungen

Nach dem polnischen Arbeitsrecht muss die Kündigung eines Arbeitsvertrags in Schriftform erfolgen.

Entscheidend ist dabei: Das polnische Recht stellt der klassischen Schriftform die qualifizierte elektronische Signatur gleich.

Das bedeutet konkret:

Eine Kündigung per E-Mail ist zulässig, wenn das Kündigungsschreiben als Datei beigefügt und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist.

Nicht ausreichend sind dagegen:

• eine eingescannte Unterschrift,
• eine einfache elektronische Signatur,
• oder eine Signatur über ePUAP.

Das sogenannte Profil zaufany (ePUAP) ersetzt nicht die Schriftform bei der Kündigung eines Arbeitsvertrags. Es ist sehr bequem und für viele Verwaltungsverfahren in Polen geeignet, nicht jedoch für Kündigungen im Arbeitsrecht.

Nicht jede elektronische Signatur ist eine qualifizierte Signatur

In der Praxis kommt es hier besonders häufig zu Fehlern. Auf dem polnischen und europäischen Markt existieren zahlreiche Anbieter elektronischer Signaturen, aber nicht jede davon erfüllt die Anforderungen einer qualifizierten elektronischen Signatur im Sinne des polnischen Arbeitsrechts.

Eine qualifizierte elektronische Signatur:

• stammt von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter,
• identifiziert den Unterzeichner eindeutig,
• und ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt.

Vor dem Versand einer Kündigung per E-Mail sollte daher stets geprüft werden, welches Signaturverfahren tatsächlich genutzt wird. Ein Formfehler kann zur Unwirksamkeit der Kündigung führen.

Persönliche Übergabe der Kündigung ist rechtlich nicht erforderlich

Das polnische Arbeitsrecht schreibt keine persönliche Übergabe der Kündigung vor.

Ein persönliches Gespräch ist zwar häufig empfehlenswert, rechtlich jedoch nicht zwingend erforderlich. Kann die Geschäftsführung nicht handeln, kann die Kündigung auch durch einen Bevollmächtigten des Arbeitgebers erklärt werden, etwa durch einen anderen Mitarbeiter oder einen externen Berater (zum Beispiel polnischen Anwalt).

Wichtig ist, dass:

• eine ordnungsgemäße Vollmacht vorliegt,
• und diese ausdrücklich zur Abgabe von Kündigungserklärungen berechtigt.

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Fr. Aleksandra Surowiecka

Polnische Rechtsanwältin

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Zeitpunkt der Wirksamkeit. Entscheidend ist der Zugang der E-Mail

Eine Kündigung per E-Mail gilt als wirksam zugestellt, sobald sie im elektronischen Postfach des Arbeitnehmers eingeht – also zu dem Zeitpunkt, zu dem der Arbeitnehmer objektiv die Möglichkeit hatte, vom Inhalt Kenntnis zu nehmen.

Nicht erforderlich ist, dass die E-Mail tatsächlich geöffnet oder gelesen wurde.

Zu beachten ist jedoch:

• während eines genehmigten Urlaubs,
• oder während einer krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit

kann nicht ohne Weiteres davon ausgegangen werden, dass der Arbeitnehmer seine E-Mails abruft. Zudem besteht in diesen Zeiträumen regelmäßig ein besonderer Kündigungsschutz. Eine Kündigung während solcher Abwesenheiten ist daher grundsätzlich unzulässig.

Ein weiterer praxisrelevanter Punkt betrifft die Wahl der E-Mail-Adresse. Dabei sollte geprüft werden:

• ob es sich um eine dienstliche E-Mail-Adresse handelt,
• ob diese dem Arbeitgeber ausdrücklich zu arbeitsbezogenen Zwecken zur Verfügung gestellt wurde,
• und ob sie im laufenden Arbeitsverhältnis tatsächlich genutzt wurde.

Online-Kündigung ersetzt nicht die arbeitsrechtliche Prüfung

Auch bei einer Kündigung per E-Mail gelten sämtliche materiellen Anforderungen des polnischen Arbeitsrechts unverändert weiter. Dazu gehören insbesondere:

• eine konkrete und sachliche Kündigungsbegründung
• die Einhaltung der gesetzlichen oder vertraglichen Kündigungsfristen,
• sowie die Prüfung eines möglichen besonderen Kündigungsschutzes.

Die elektronische Übermittlung erleichtert die Organisation – sie ersetzt jedoch nicht die rechtliche Bewertung des Einzelfalls.

FAZIT

Eine Kündigung per E-Mail in Polen ist rechtlich möglich, setzt jedoch die strikte Einhaltung formeller und materieller Voraussetzungen voraus.

Besonders kritisch sind:

• die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur,
• der richtige Zeitpunkt und Nachweis des Zugangs,
• sowie die Beachtung des Kündigungsschutzes nach polnischem Arbeitsrecht.

Wie können wir Ihnen helfen?

Wir beraten und begleiten deutsche Mandanten bei Kündigungen von Arbeitnehmern in Polen – auch kurzfristig und aus dem Ausland. Klar, praxisnah und selbstverständlich auf Deutsch.

• Prüfung, ob eine Online-Kündigung im konkreten Fall zulässig ist
• Erstellung rechtssicherer Kündigungsschreiben (Deutsch / Polnisch)
• Prüfung von Kündigungsfristen, Kündigungsgründen und Kündigungsschutz
• Rechtliche Beratung zur Nutzung qualifizierter elektronischer Signaturen in Polen
• Unterstützung bei Durchführung der Kündigung vor Ort gegenüber polnischen Arbeitnehmern.

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