Datenschutz in Polen: DSGVO-Beratung für deutsche Unternehmen
RBP Legal ist eine polnische Rechtsanwaltskanzlei mit Sitz in Wrocław. Wir beraten deutsche Unternehmen und ihre polnischen Gesellschaften zum Datenschutz nach DSGVO und polnischem Recht: von der Dokumentation über den Umgang mit Mitarbeiterdaten bis zum Verfahren vor der polnischen Datenschutzbehörde UODO. Sie erfahren auf Deutsch, was in Polen anders läuft und was Sie konkret tun müssen.
Rechtsanwältin (PL) · Datenschutz und DSGVO in Polen
Die DSGVO gilt in Deutschland und Polen gleich, die Praxis nicht. Polen hat eigene Vorschriften, etwa im Arbeitsgesetzbuch zur Videoüberwachung und zur Kontrolle von E-Mails, eine eigene Aufsichtsbehörde mit eigener Entscheidungspraxis und Betroffene, die ihre Rechte auf Polnisch geltend machen. Ein Datenschutzkonzept aus der deutschen Zentrale deckt das selten vollständig ab. Wir passen es an die polnische Gesellschaft an, damit es bei einer Kontrolle oder Beschwerde hält.
Damit der Datenschutz in Ihrer polnischen Gesellschaft trägt
Drei Bereiche, in denen deutsche Unternehmen in Polen am häufigsten Unterstützung brauchen: die DSGVO-Compliance der Gesellschaft, der Umgang mit Daten von Mitarbeitern und Bewerbern und der Ernstfall mit Datenpanne, Beschwerde oder Kontrolle.
So arbeiten wir
Vier Schritte von der ersten Einschätzung bis zu Unterlagen, die Ihre polnische Gesellschaft im Alltag nutzt. Bei jedem Schritt wissen Sie, was er kostet und was er bringt.
Kostenlose Ersteinschätzung
Sie schildern uns, wie Ihre polnische Gesellschaft aufgestellt ist und welche Daten sie verarbeitet, oder schicken uns ein konkretes Problem. Wir sagen Ihnen, wo die größten Risiken liegen und was dringend ist, kostenfrei und unverbindlich.
Bestandsaufnahme und Angebot
Wir schlagen Ihnen einen konkreten Umfang vor, vom einzelnen Dokument bis zur vollständigen Überprüfung, und nennen das Honorar vorab. Sie entscheiden mit den Zahlen auf dem Tisch.
Unterlagen und Umsetzung
Wir erstellen oder prüfen Verzeichnis, Datenschutzhinweise, Verträge und interne Regeln, auf Polnisch für die Gesellschaft und mit Erläuterungen auf Deutsch für die Zentrale. Auf Wunsch schulen wir die Mitarbeiter in Polen.
Begleitung im Ernstfall
Kommt es zu einer Datenpanne, einer Beschwerde oder einer Kontrolle, vertreten wir die Gesellschaft gegenüber dem UODO und den Betroffenen. Sie erfahren jeden Schritt auf Deutsch.
- über 15 Jahre Berufserfahrung
- Beratung auf Deutsch, ohne Übersetzer
- Datenschutz, Arbeits- und Gesellschaftsrecht aus einer Hand
„Frau Rechtsanwältin Aleksandra Surowiecka hat unsere Kanzlei in einem grenzüberschreitenden Fall (Deutschland-Polen) sehr kompetent unterstützt.“
M. B. · 15.06.2026 · Handels- & Gesellschaftsrecht
Bewertungen auf dem unabhängigen deutschen Anwaltsportal anwalt.de: anwalt.de/aleksandra-surowiecka
Warum eine polnische Kanzlei für Ihren Datenschutz in Polen
Für den Datenschutz der polnischen Gesellschaft ist die polnische Gesellschaft selbst verantwortlich, nicht die deutsche Muttergesellschaft. Ihr Gegenüber sind die polnische Datenschutzbehörde (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, kurz UODO), polnische Mitarbeiter und polnische Kunden. Viele Pflichten ergeben sich zudem nicht aus der DSGVO, sondern aus polnischen Gesetzen, allen voran dem Arbeitsgesetzbuch (Kodeks pracy).
Für Sie heißt das: ein Ansprechpartner, der die polnischen Vorschriften kennt, die Unterlagen auf Polnisch erstellt und Ihnen auf Deutsch erklärt, was sie bedeuten. Oft hängt der Datenschutz eng mit anderen Fragen zusammen, etwa bei der Gründung einer GmbH in Polen oder im Arbeitsrecht in Polen. Beides betreuen wir aus einer Hand.
Nachstehend die Themen, bei denen wir deutsche Unternehmen und ihre polnischen Gesellschaften im Datenschutz unterstützen, geordnet nach drei Leistungsbereichen.
Von der Bestandsaufnahme bis zu den Unterlagen, die bei einer Kontrolle vorliegen müssen.
Bestandsaufnahme und Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
Am Anfang steht die Frage, welche personenbezogenen Daten die polnische Gesellschaft verarbeitet, zu welchem Zweck, auf welcher Rechtsgrundlage und wer darauf Zugriff hat, auch aus Deutschland. Daraus entsteht das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (rejestr czynności przetwarzania), das die Gesellschaft auf Verlangen des UODO vorlegen muss.
Die Bestandsaufnahme zeigt auch, wo Dokumente fehlen oder nicht zur Praxis passen. Bei einer neu gegründeten Gesellschaft lohnt es sich, den Datenschutz gleich beim Start mitzudenken: GmbH in Polen gründen.
Datenschutzhinweise und Einwilligungen auf Polnisch
Mitarbeiter, Bewerber, Kunden und Lieferanten müssen bei der Erhebung ihrer Daten informiert werden (Art. 13 und 14 DSGVO), in klarer und verständlicher Sprache. In Polen heißt das in der Praxis: auf Polnisch. Übersetzte Muster aus Deutschland passen oft nicht zu den tatsächlichen Abläufen der polnischen Gesellschaft.
Wir erstellen die Hinweise für Website, Verträge, Bewerbungen und Videoüberwachung und prüfen, wo eine Einwilligung wirklich nötig ist und wo eine andere Rechtsgrundlage besser trägt.
Auftragsverarbeitung und Datenaustausch im Konzern
Die DSGVO kennt kein Konzernprivileg. Greift die deutsche Muttergesellschaft auf Daten der polnischen Tochter zu, etwa über eine gemeinsame HR-Software, ein CRM oder die zentrale IT, braucht es eine Rechtsgrundlage und passende Verträge: einen Auftragsverarbeitungsvertrag (umowa powierzenia przetwarzania danych) oder eine Vereinbarung über gemeinsame Verantwortlichkeit.
Innerhalb der EU dürfen Daten zwischen Polen und Deutschland frei fließen. Anders ist es, wenn Dienstleister außerhalb der EU beteiligt sind, zum Beispiel US-Cloud-Anbieter. Dann prüfen wir die Grundlage für die Übermittlung.
Datenschutzbeauftragter (inspektor ochrony danych)
Ob die polnische Gesellschaft einen Datenschutzbeauftragten (IOD) benennen muss, hängt von Art und Umfang der Verarbeitung ab (Art. 37 DSGVO). Eine Unternehmensgruppe kann einen gemeinsamen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn er von jeder Niederlassung aus leicht erreichbar ist. Die Benennung ist dem UODO innerhalb von 14 Tagen zu melden.
Wir prüfen, ob die Pflicht besteht, und unterstützen bei Benennung, Meldung und der Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbeauftragten der Gruppe.
Was der Arbeitgeber in Polen erheben, kontrollieren und speichern darf.
Daten von Bewerbern und Mitarbeitern
Das polnische Arbeitsgesetzbuch legt fest, welche Daten ein Arbeitgeber von Bewerbern und Mitarbeitern verlangen darf (Art. 221 Kodeks pracy). Was darüber hinausgeht, ist nur in engen Grenzen zulässig, oft nur mit Einwilligung. Typische Fehler stecken in Bewerbungsformularen, Personalfragebögen und Vorlagen aus der deutschen Zentrale.
Wir prüfen die Unterlagen Ihres Recruitings und Ihrer Personalabteilung und regeln, wie lange Bewerbungen und Personalakten aufbewahrt werden.
Videoüberwachung und Kontrolle von E-Mails
Videoüberwachung und die Kontrolle dienstlicher E-Mails sind in Polen gesetzlich geregelt (Art. 222 und 223 Kodeks pracy). Sie sind nur zu bestimmten Zwecken zulässig, müssen in der Arbeitsordnung oder einer Mitteilung festgelegt und den Mitarbeitern spätestens zwei Wochen vor dem Start bekanntgegeben werden. Aufnahmen der Videoüberwachung dürfen grundsätzlich höchstens drei Monate gespeichert werden.
Wir prüfen bestehende Systeme und bereiten die nötigen Regelungen und Hinweise vor. Mehr zum Arbeitsverhältnis in Polen lesen Sie auf unserer Seite Arbeitsrecht in Polen.
Homeoffice, Firmengeräte und interne Regeln
Mit Homeoffice, Firmenlaptops und privaten Smartphones verlassen Daten das Büro. Wir regeln, welche Geräte und Programme genutzt werden dürfen, wie Daten geschützt werden und was bei Verlust eines Geräts zu tun ist.
Solche Regeln wirken nur, wenn die Mitarbeiter sie kennen. Deshalb verbinden wir sie auf Wunsch mit einer kurzen Schulung für das Team in Polen: Schulungen zum polnischen Recht.
Wenn es ernst wird: Meldefristen, Anfragen von Betroffenen und Verfahren vor der Behörde.
Datenschutzverletzung: Meldung binnen 72 Stunden
Ein gestohlener Laptop, eine E-Mail an den falschen Empfänger, ein Hackerangriff: Eine Datenschutzverletzung ist in der Regel innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden an den UODO zu melden (Art. 33 DSGVO). Bei hohem Risiko sind auch die Betroffenen zu informieren.
Wir bewerten den Vorfall, entscheiden mit Ihnen, ob und wie gemeldet wird, und formulieren die Meldung auf Polnisch. Jeder Vorfall wird dokumentiert, auch wenn keine Meldung nötig ist.
Anfragen von Betroffenen
Mitarbeiter, ehemalige Mitarbeiter und Kunden können Auskunft über ihre Daten, deren Berichtigung oder Löschung verlangen. Die Antwort ist grundsätzlich innerhalb eines Monats fällig. Gerade im Streit, etwa nach einer Kündigung, werden solche Anfragen auch als Druckmittel eingesetzt.
Wir prüfen, welche Daten herausgegeben werden müssen und welche nicht, und bereiten die Antwort auf Polnisch vor.
Kontrolle, Beschwerde und Geldbuße
Der UODO wird auf Beschwerde eines Betroffenen oder von sich aus tätig. Er kann Kontrollen durchführen, Anordnungen erlassen und Geldbußen verhängen, nach der DSGVO bis zu 20 Mio. EUR oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes.
Wir vertreten die Gesellschaft im Verfahren vor dem UODO und bei einer Klage gegen seine Entscheidung vor dem Verwaltungsgericht in Warschau. Wie hoch das Risiko in Ihrem Fall ist, sagen wir Ihnen vorher.
Ihre polnische Gesellschaft hat Fragen zum Datenschutz oder es ist bereits etwas passiert? Schildern Sie uns kurz die Situation. Sie erfahren kostenfrei und auf Deutsch, wo die Risiken liegen und was jetzt zu tun ist. Rufen Sie an unter +48 691 841 406 oder schreiben Sie an as@rbplegal.com.
Dieser Überblick dient der ersten Orientierung und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Rechtslage und Behördenpraxis können sich ändern.
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Diese Bewertungen stammen aus dem unabhängigen deutschen Anwaltsportal anwalt.de und sind dort öffentlich einsehbar: anwalt.de/aleksandra-surowiecka
„Frau Rechtsanwältin Aleksandra Surowiecka hat unsere Kanzlei in einem grenzüberschreitenden Fall (Deutschland-Polen) sehr kompetent unterstützt.“
M. B. · 15.06.2026 · Handels- & Gesellschaftsrecht
„Sehr kompetente Beratung, sehr schnelle Auführung. Mehr als empfehlenswert. Jederzeit wieder, hoch zufrieden.“
I. B. · 01.07.2024 · Allgemeine Rechtsberatung
„Frau Surowiecka hat uns engagiert und kompetent sehr kurzfristig beraten und den vorgelegten Fall übernommen und sehr zeitnah zu einem guten Abschluss gebracht!“
A. S. · 09.06.2026 · Polnisches Arbeitsrecht
Weitere Referenzen unserer Mandanten:
„Tolle Kommunikation und solides Wissen. Diese Kanzlei kann ich wirklich empfehlen.“
Bartosz Oplocki · Enitech sp. z o.o.
„Ich bekam konkrete Antworten auf meine Fragen und war mit der Beratung sehr zufrieden.“
Andrzej Polok · Rampf Formen Polska sp. z o.o.
„Eine super Kanzlei: schnell, verlässlich und sehr kundenorientiert. Vor allem Deutsch-sprechend.“
Dr. Dino André Schubert · OptiSo Unternehmensberatung, Schubert & Partner PartG
Häufige Fragen zum Datenschutz in Polen
Gilt in Polen nicht einfach dieselbe DSGVO wie in Deutschland?
Die DSGVO gilt in beiden Ländern unmittelbar. Daneben hat jedes Land eigene Vorschriften. In Polen sind das vor allem das Datenschutzgesetz von 2018 und die Regeln des Arbeitsgesetzbuchs zu Mitarbeiterdaten und Überwachung. Dazu kommt die Entscheidungspraxis des UODO, die von der deutscher Aufsichtsbehörden abweichen kann.
Was kostet die Datenschutzberatung für unsere polnische Gesellschaft?
Die Ersteinschätzung ist kostenfrei. Danach nennen wir Ihnen das Honorar vorab, für einzelne Dokumente oder eine vollständige Überprüfung in der Regel als Pauschale. Eine laufende Betreuung ist auf Wunsch möglich.
Braucht unsere polnische GmbH einen eigenen Datenschutzbeauftragten?
Nicht immer. Pflicht ist er vor allem, wenn die Kerntätigkeit in einer umfangreichen regelmäßigen Überwachung von Personen oder in der umfangreichen Verarbeitung besonders sensibler Daten besteht. Eine Unternehmensgruppe kann einen gemeinsamen Datenschutzbeauftragten benennen. Wir prüfen das im Einzelfall.
Darf die deutsche Muttergesellschaft auf Daten der polnischen Mitarbeiter zugreifen?
Ja, aber nicht automatisch. Es braucht eine Rechtsgrundlage, eine Information der Mitarbeiter und einen passenden Vertrag zwischen den Gesellschaften. Ohne diese Grundlagen ist schon die gemeinsame HR-Software ein Risiko.
Dürfen wir in Polen Videoüberwachung oder E-Mail-Kontrolle einsetzen?
Ja, wenn der Zweck gesetzlich zulässig ist, etwa die Sicherheit der Mitarbeiter oder der Schutz des Eigentums. Die Regeln müssen in der Arbeitsordnung oder einer Mitteilung stehen und spätestens zwei Wochen vor dem Start bekanntgegeben werden. Sanitärräume und Umkleiden sind grundsätzlich ausgenommen.
Was tun, wenn bei uns in Polen eine Datenpanne passiert?
Schnell handeln: Die Frist für die Meldung an den UODO beträgt in der Regel 72 Stunden ab Kenntnis. Rufen Sie uns an, wir bewerten den Vorfall mit Ihnen und bereiten bei Bedarf die Meldung auf Polnisch vor.
Muss ich dafür nach Polen reisen?
Nein. Die Beratung läuft per Telefon, Video und E-Mail auf Deutsch. Gegenüber dem UODO und den Betroffenen in Polen treten wir mit Ihrer Vollmacht auf.
Haben Sie Fragen zum Datenschutz Ihrer Gesellschaft in Polen?
Schildern Sie uns kurz Ihren Fall. Die erste Einschätzung erhalten Sie kostenfrei und unverbindlich, auf Deutsch.