Nachlassverfahren in Polen: Wie Erben ihre Erbenstellung offiziell bestätigen lassen

Die Bank verweigert die Auskunft, das Grundbuchgericht verlangt einen Nachweis, der Käufer der geerbten Wohnung will ein Dokument sehen. Ohne offizielle Bestätigung der Erbenstellung geht in Polen praktisch nichts. Zwar erwirbt der Erbe den Nachlass rechtlich schon mit dem Tod des Erblassers. Beweisen kann er das gegenüber Dritten aber nur mit einem von zwei Dokumenten: dem gerichtlichen Beschluss über die Feststellung des Erbschaftserwerbs oder der notariellen Erbbescheinigung. Beide erfüllen die Funktion, die in Deutschland der Erbschein hat. In diesem Beitrag erklären wir, wann überhaupt ein Nachlassverfahren in Polen in Frage kommt, wie beide Wege ablaufen, was sie kosten und worauf Erben achten sollten, die nicht in Polen leben.

Zuerst die Vorfrage: Ist Polen überhaupt zuständig?

Bevor man Unterlagen sammelt, muss eine Frage geklärt sein, die in deutsch-polnischen Familien oft übersehen wird. Für Todesfälle seit dem 17. August 2015 bestimmt die EU-Erbrechtsverordnung, welches Land das Nachlassverfahren führt: Zuständig sind die Gerichte und Notare des Staates, in dem der Verstorbene zuletzt seinen gewöhnlichen Aufenthalt hatte, und zwar für den gesamten Nachlass, egal wo er liegt. Lebte der Verstorbene in Polen, führen polnische Gerichte oder Notare das Verfahren, auch wenn Konten oder eine Immobilie in Deutschland zum Nachlass gehören. Lebte er dagegen in Deutschland, ist das deutsche Nachlassgericht zuständig, auch für das Haus in Polen; ein polnisches Gericht würde einen Antrag auf Feststellung des Erbschaftserwerbs mangels Zuständigkeit zurückweisen. Die Erben beantragen dann in Deutschland ein Europäisches Nachlasszeugnis, das in Polen ohne weiteres Verfahren anerkannt wird. Wie man damit im polnischen Grundbuch weiterkommt, beschreiben wir in unserem Beitrag über geerbte Immobilien in Polen.

Es gibt eine Gestaltungsmöglichkeit, die für polnische Staatsangehörige mit Wohnsitz in Deutschland interessant ist: Wer im Testament die Anwendung des polnischen Rechts wählt, eröffnet seinen Erben die Möglichkeit, sich auf die Zuständigkeit polnischer Gerichte zu einigen. Das kann sinnvoll sein, wenn das gesamte Vermögen in Polen liegt und die Familie dort verwurzelt ist. Für Verstorbene mit letztem Aufenthalt außerhalb der EU, etwa in der Schweiz oder in Großbritannien, gelten Sonderregeln: War der Verstorbene polnischer Staatsangehöriger oder hatte er in den letzten fünf Jahren in Polen gelebt, sind polnische Gerichte für den gesamten Nachlass zuständig, sofern Vermögen in Polen liegt; andernfalls zumindest für dieses Vermögen. In diesen Fällen lohnt sich eine Prüfung, bevor irgendwo ein Antrag gestellt wird.

Der Rest dieses Beitrags geht davon aus, dass Polen zuständig ist, also im Regelfall: Der Verstorbene lebte zuletzt in Polen.

Warum die Bestätigung unverzichtbar ist

Gegenüber Dritten, die selbst keine Erbrechte beanspruchen, kann der Erbe seine Rechte nur mit dem gerichtlichen Feststellungsbeschluss oder mit einer registrierten notariellen Erbbescheinigung nachweisen. Beide Dokumente sind rechtlich gleichwertig: Sie begründen die Vermutung, dass die dort genannte Person Erbe ist, und beide werden in einem zentralen elektronischen Nachlassregister erfasst, sodass niemand zwei Verfahren über denselben Nachlass führen kann. Erst mit diesem Dokument in der Hand kann der Erbe Konten auflösen, sich ins Grundbuch eintragen lassen, Gesellschaftsanteile ummelden oder die geerbte Immobilie verkaufen. Die Wahl zwischen Gericht und Notar ist deshalb keine Frage des Ob, sondern nur des Wie. Sie hängt vor allem davon ab, ob sich alle Beteiligten einig sind und ob sie nach Polen kommen können.

Eine Regel gilt für beide Wege: Die Bestätigung darf frühestens sechs Monate nach dem Tod erfolgen, es sei denn, alle bekannten Erben haben vorher erklärt, ob sie die Erbschaft annehmen oder ausschlagen. Diese Sechsmonatsfrist ist zugleich die Frist für die Ausschlagung; wer schweigt, nimmt die Erbschaft mit beschränkter Haftung an. Was das bedeutet und wann eine Ausschlagung sinnvoll ist, erklären wir in unserem Beitrag zum Annehmen oder Ausschlagen einer Erbschaft in Polen. Wer das Verfahren beschleunigen will, lässt alle Erben ihre Erklärungen früh abgeben; dann muss niemand auf den Ablauf der sechs Monate warten.

Weg 1: Die notarielle Erbbescheinigung, schnell, aber nur im Konsens

Der Weg über den polnischen Notar ist der schnellste. Der Notar nimmt ein Protokoll auf, in dem die Beteiligten übereinstimmend erklären, wer Erbe ist und zu welchen Anteilen, eröffnet ein etwaiges Testament, fragt das Testamentsregister ab und errichtet dann die Erbbescheinigung. Sie wird noch am selben Tag im Nachlassregister registriert und wirkt ab diesem Moment wie ein rechtskräftiger Gerichtsbeschluss. Die Kosten sind überschaubar, in der Regel einige hundert Złoty zuzüglich Umsatzsteuer.

Der Preis für die Geschwindigkeit sind strenge Voraussetzungen. Mitwirken müssen alle Personen, die als gesetzliche oder testamentarische Erben in Betracht kommen, und alle müssen sich über die Erbfolge einig sein. Jede dieser Personen muss persönlich vor einem polnischen Notar erscheinen; eine Vertretung durch einen Bevollmächtigten ist bei diesem Schritt nicht möglich. Immerhin müssen seit 2015 nicht mehr alle gleichzeitig am selben Tisch sitzen: Auf Antrag eines Beteiligten erstellt der Notar einen Entwurf des Protokolls, den die übrigen Beteiligten anschließend einzeln bestätigen können, beim selben oder bei einem anderen Notar in Polen und zu einem Termin ihrer Wahl. Haben alle bestätigt, nimmt der Notar das endgültige Protokoll auf, wofür die Anwesenheit eines einzigen Beteiligten genügt. Für Familien, deren Mitglieder in Deutschland, Polen und anderswo leben, bleibt es trotzdem eine Hürde, weil jeder einmal nach Polen reisen muss. Machbar ist es als gut vorbereiteter Termin, bei dem der Notar die Unterlagen vorab prüft und die Familie den Besuch gleich mit weiteren Schritten verbindet, etwa der Erbauseinandersetzung oder der Vollmacht für den späteren Immobilienverkauf. Ein praktischer Vorteil des Notarwegs: Gehört eine Immobilie zum Nachlass und sind die Unterlagen vollständig, reicht der Notar den Antrag auf Eintragung der Erben im Grundbuch gleich selbst elektronisch ein.

Ausgeschlossen ist der Notarweg bei Streit, bei Zweifeln an der Person des Erben oder an den Erbquoten, bei Zweifeln an der polnischen Zuständigkeit oder am Inhalt eines anzuwendenden ausländischen Rechts, bei Miterben, die nicht auffindbar sind oder sich verweigern, und bei Testamenten in Notform. Würde mangels Verwandter die Gemeinde oder der Staat erben, geht es beim Notar nur nach einem öffentlichen Aufgebot. In allen anderen Zweifelsfällen bleibt nur das Gericht.

Weg 2: Das gerichtliche Nachlassverfahren, länger, aber aus der Ferne machbar

Das gerichtliche Nachlassverfahren in Polen beginnt mit einem Antrag an das Nachlassgericht. Örtlich zuständig ist das Amtsgericht am letzten gewöhnlichen Aufenthaltsort des Verstorbenen in Polen; lässt sich dieser nicht feststellen, das Gericht, in dessen Bezirk Nachlassvermögen liegt. Antragsberechtigt ist jeder, der ein rechtliches Interesse hat: Erben, aber auch Pflichtteilsberechtigte, Vermächtnisnehmer oder Gläubiger des Verstorbenen. Dem Antrag beigefügt werden die Sterbeurkunde, die Personenstandsurkunden der Beteiligten und ein etwaiges Testament. Die Gerichtsgebühr für den Antrag beträgt 100 PLN; für jede vor Gericht abgegebene Erklärung über die Annahme oder Ausschlagung der Erbschaft kommen weitere 100 PLN hinzu.

Der große Vorteil für Erben im Ausland: Das Verfahren kann weitgehend ein Bevollmächtigter in Polen führen, eine einfache schriftliche Vollmacht genügt dafür. Ganz ohne die Erben geht es allerdings nicht. Das Gericht verlangt von mindestens einem Erben die sogenannte Erbenversicherung, eine förmliche Erklärung darüber, welche Verwandten der Verstorbene hinterlassen hat und ob Testamente existieren. Diese Erklärung ist persönlich abzugeben, in der Praxis zunehmend per Videoverhandlung oder im Rechtshilfeweg vor einem deutschen Gericht, sodass die Reise nach Polen meist entfällt. Das Gericht ermittelt dann, wer Erbe ist: Es eröffnet und prüft Testamente, nimmt die Erklärungen über Annahme oder Ausschlagung entgegen, hört bei Bedarf Zeugen und lädt alle Personen, die als Erben in Betracht kommen, zur Verhandlung. Wer gesetzlich erbt, wenn es kein Testament gibt, haben wir in unserem Beitrag über die gesetzliche Erbfolge in Polen zusammengestellt.

Die Dauer hängt stark vom Einzelfall ab. Ein unstreitiger Fall mit vollständigen Unterlagen ist oft in drei bis sechs Monaten erledigt, je nach Auslastung des Gerichts. Ein Streit über die Wirksamkeit eines Testaments oder die Suche nach unbekannten Miterben kann dagegen Jahre dauern. Der Beschluss wird mit Rechtskraft, also nach Ablauf der Rechtsmittelfrist, zum universellen Nachweis der Erbenstellung.

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Natalia Sikorska

Rechtsanwältin (PL), zugelassen bei der Rechtsanwaltskammer Wrocław

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Welche Unterlagen aus dem Ausland gebraucht werden

• Die Sterbeurkunde des Erblassers sowie Geburts- und Heiratsurkunden, die die Verwandtschaft der Erben belegen. Ausländische Urkunden werden mit beglaubigter Übersetzung ins Polnische eingereicht; für Personenstandsurkunden aus der EU vereinfachen die mehrsprachigen Formulare der Standesämter das Verfahren.
• Das Testament im Original, sofern vorhanden. Der Notar oder das Gericht fragt zusätzlich das polnische Testamentsregister ab, ob weitere Verfügungen registriert sind. Ein deutsches Testament ist in Polen grundsätzlich wirksam, wenn es den Formvorschriften des Errichtungsorts entspricht; es muss übersetzt werden. Welche Formen zulässig sind und wann ein Testament unwirksam ist, erklären wir in unserem Beitrag zum Testament nach polnischem Recht.
• Angaben zu allen potenziellen Erben mit aktuellen Adressen. Das Gericht muss alle Beteiligten laden; unbekannte Aufenthaltsorte verzögern das Verfahren erheblich und machen den Notarweg unmöglich.
• Für den Bevollmächtigten eine schriftliche Vollmacht. Soll er auch die Erklärung über Annahme oder Ausschlagung der Erbschaft abgeben, muss die Unterschrift auf der Vollmacht amtlich beglaubigt sein, bei einem deutschen Notar mit Apostille.

Ein Hinweis aus der Praxis: Polnische Standesämter stellen Urkunden für Verstorbene, die in Polen geboren oder verheiratet wurden, auch an Erben im Ausland aus. Oft lassen sich fehlende Dokumente so schneller beschaffen als über Familienarchive. Die Suche nach Urkunden aus der Zeit vor 1945 in den heute polnischen Gebieten ist ein eigenes Kapitel; hier helfen die Staatsarchive, und man sollte Zeit einplanen.

Der dritte Baustein: das Europäische Nachlasszeugnis

Wird das Nachlassverfahren in Polen geführt, brauchen die Erben den Nachweis aber auch in Deutschland oder einem anderen EU-Staat, kommt das Europäische Nachlasszeugnis ins Spiel. Es wird vom polnischen Gericht oder Notar ausgestellt, der auch für das Hauptverfahren zuständig ist, und wirkt in allen Mitgliedstaaten ohne Anerkennungsverfahren: Die deutsche Bank oder das deutsche Grundbuchamt akzeptieren es wie einen deutschen Erbschein. Für reine Inlandsfälle in Polen bleibt die klassische Bestätigung der Standard; bei Vermögen in beiden Ländern lohnt es sich, das Zeugnis gleich mit zu beantragen, statt später ein zweites Verfahren anzustoßen.

Nach der Bestätigung: die nächsten Schritte

Mit dem Beschluss oder der Erbbescheinigung ist der Weg frei. Jetzt werden die Umsetzungsschritte aktuell: die Eintragung im Grundbuch, die Vorlage bei Banken und Versicherungen, die Ummeldung von Gesellschaftsanteilen im Handelsregister. Ab diesem Zeitpunkt läuft auch die sechsmonatige Frist für die Anzeige des Erwerbs beim polnischen Finanzamt, die für die Steuerbefreiung der nächsten Familie entscheidend ist. Sind mehrere Erben beteiligt, steht außerdem die Erbauseinandersetzung an; sie kann in einem Zug mit dem Nachlassverfahren oder später erfolgen und ist bei Immobilien notariell zu beurkunden.

Fazit

Zwei Wege führen im Nachlassverfahren in Polen zum Erbnachweis. Der Notar ist schnell, verlangt aber die persönliche Anwesenheit aller Beteiligten in Polen und ihre volle Einigkeit. Das Gericht ist langsamer, funktioniert dafür auch im Streit und lässt sich bis auf die Erbenversicherung über einen Bevollmächtigten führen. Für international verstreute Familien ist das Gerichtsverfahren mit Vollmacht oft der bequemste Weg, für einige und reisebereite Familien der Notartermin der schnellste. Vorher gehört aber die Zuständigkeitsfrage geklärt: Lebte der Verstorbene zuletzt in Deutschland, ist das deutsche Nachlassgericht am Zug, nicht das polnische. Entscheidend ist in jedem Fall die Vorbereitung: vollständige Urkunden, geklärte Beteiligte, richtige Verfahrenswahl. Dann ist der polnische Erbschein keine Hürde, sondern Formsache.

FAQ: Nachlassverfahren in Polen – häufige Fragen und Antworten

Wie weise ich meine Erbenstellung in Polen nach?

Mit einem von zwei rechtlich gleichwertigen Dokumenten: dem gerichtlichen Beschluss über die Feststellung des Erbschaftserwerbs oder der registrierten notariellen Erbbescheinigung. Beide entsprechen funktional dem deutschen Erbschein. Erst damit kann der Erbe Konten auflösen, sich ins Grundbuch eintragen lassen oder die geerbte Immobilie verkaufen.

Gibt es in Polen einen Erbschein?

Einen Erbschein im deutschen Sinne gibt es nicht, aber zwei Dokumente mit derselben Funktion: den Feststellungsbeschluss des Nachlassgerichts und die notarielle Erbbescheinigung. Für Vermögen in mehreren EU-Staaten kann zusätzlich ein Europäisches Nachlasszeugnis ausgestellt werden, das in Deutschland wie ein Erbschein wirkt.

Kann ich das Nachlassverfahren in Polen führen, wenn der Verstorbene in Deutschland gelebt hat?

In der Regel nicht. Für Todesfälle seit August 2015 ist das Land zuständig, in dem der Verstorbene zuletzt seinen gewöhnlichen Aufenthalt hatte. Lebte er in Deutschland, führt das deutsche Nachlassgericht das Verfahren auch für das Vermögen in Polen; die Erben beantragen dort ein Europäisches Nachlasszeugnis. Eine Ausnahme ist möglich, wenn der Verstorbene polnischer Staatsangehöriger war und im Testament polnisches Recht gewählt hat.

Was ist schneller, der Notar oder das Gericht?

Der Notarweg: Die Erbbescheinigung wird am Tag ihrer Errichtung registriert und wirkt sofort. Dafür müssen alle in Betracht kommenden Erben persönlich vor einem polnischen Notar erscheinen, wenn auch nicht mehr zwingend gleichzeitig, und sich über die Erbfolge einig sein. Eine Vertretung ist nicht möglich, und bei Streit bleibt nur das Gericht.

Muss ich für das Nachlassverfahren in Polen persönlich anreisen?

Beim gerichtlichen Verfahren meist nicht: Ein Bevollmächtigter in Polen stellt den Antrag und führt das Verfahren. Nur die Erbenversicherung muss ein Erbe persönlich abgeben, was zunehmend per Videoverhandlung oder im Rechtshilfeweg möglich ist. Der Notarweg verlangt dagegen die persönliche Anwesenheit aller Erben in Polen.

Wie lange dauert das gerichtliche Nachlassverfahren in Polen?

Ein unstreitiger Fall mit vollständigen Unterlagen ist oft in drei bis sechs Monaten erledigt. Vor Ablauf von sechs Monaten nach dem Tod darf das Gericht nur entscheiden, wenn alle bekannten Erben ihre Erklärung über Annahme oder Ausschlagung abgegeben haben. Ein Streit über ein Testament oder die Suche nach Miterben kann das Verfahren auf Jahre verlängern.

Welche Unterlagen brauche ich für das Nachlassverfahren in Polen?

Die Sterbeurkunde, die Geburts- und Heiratsurkunden, die die Verwandtschaft belegen, ein etwaiges Testament im Original sowie Angaben zu allen potenziellen Erben mit Adressen. Ausländische Urkunden werden mit beglaubigter Übersetzung eingereicht; für EU-Personenstandsurkunden vereinfachen mehrsprachige Formulare das Verfahren. Für einen Bevollmächtigten braucht es eine schriftliche Vollmacht, für Erbschaftserklärungen mit beglaubigter Unterschrift.

Wie können wir Ihnen helfen?

Wir führen Nachlassverfahren in ganz Polen für Mandanten im Ausland, von der Strategie bis zum rechtskräftigen Dokument, und das auf Deutsch.

• Wir klären zuerst, ob Polen zuständig ist, und wählen mit Ihnen den passenden Weg: Gericht, Notar oder Europäisches Nachlasszeugnis.
• Wir stellen den Antrag beim Nachlassgericht und vertreten Sie im gesamten Verfahren, einschließlich der Organisation der Erbenversicherung per Video oder Rechtshilfe.
• Wir organisieren und begleiten den Notartermin, wenn der schnelle Weg gewählt wird, und bereiten den Entwurf des Protokolls mit dem Notar vor.
• Wir beschaffen fehlende Urkunden bei polnischen Standesämtern und Archiven und ermitteln unbekannte Miterben.
• Wir setzen den Nachweis anschließend um: Grundbuch, Banken, Handelsregister, Erbauseinandersetzung.

Auf unserer Website finden Sie noch mehr Informationen über Recht in Polen:

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