Firma in Polen gründen: Einzelunternehmen, Sp. z o.o. oder Niederlassung? Die Rechtsformen im Vergleich

Wer als deutscher Unternehmer in Polen tätig werden will, steht vor einer Grundsatzentscheidung, bevor der erste Vertrag unterschrieben ist: In welcher Rechtsform? Die Antwort fällt in Polen anders aus als zu Hause, weil das polnische Recht einige Wege kennt, die deutschen Unternehmern wenig vertraut sind, und weil die Kosten der einzelnen Formen anders verteilt sind. In unserer Beratung sehen wir immer wieder dieselben vier Varianten: die Tätigkeit ohne eigene Niederlassung, das Einzelunternehmen mit Eintrag im Gewerberegister CEIDG, die polnische GmbH (Sp. z o.o.) und die Zweigniederlassung eines deutschen Unternehmens. In diesem Beitrag stellen wir alle vier gegenüber, mit Haftung, Gründungsaufwand, laufenden Pflichten und den steuerlichen Eckdaten, und sagen, welche Form in welcher Situation passt.

Vier Wege nach Polen im Überblick

Bevor wir in die Einzelheiten gehen, die Landkarte:

• Ohne Niederlassung tätig werden. Ein deutsches Unternehmen erbringt Leistungen in Polen von Deutschland aus, etwa Montagen, Beratung oder Lieferungen mit Service. Keine polnische Gesellschaft, keine Registrierung im Handelsregister.
• Einzelunternehmen (jednoosobowa działalność gospodarcza, Eintrag in der CEIDG). Eine natürliche Person meldet in Polen ein Gewerbe an. Das ist die Form, die in Polen hinter dem Begriff „B2B” steht.
• Sp. z o.o., die polnische Gesellschaft mit beschränkter Haftung. Der Klassiker für deutsche Investoren.
• Zweigniederlassung (oddział) eines deutschen Unternehmens. Die GmbH selbst wird in Polen registriert, ohne eine neue juristische Person zu gründen.

Daneben gibt es weitere Gesellschaftsformen, die wir am Ende kurz einordnen. Für die meisten deutschen Unternehmen entscheidet sich die Frage aber zwischen diesen vier Wegen.

Weg 1: In Polen tätig werden, ohne eine Niederlassung zu gründen

Ein Unternehmen aus einem EU-Mitgliedstaat darf in Polen vorübergehend Dienstleistungen erbringen, ohne sich in ein polnisches Register eintragen zu lassen. Das folgt aus der Dienstleistungsfreiheit und ist im polnischen Recht ausdrücklich so geregelt. Für ein Projekt, einen Auftrag oder eine Testphase ist das der einfachste Einstieg: Der Vertrag wird mit der deutschen GmbH geschlossen, die Rechnung kommt aus Deutschland, die Mitarbeiter werden nach Polen entsandt.

Einfach heißt aber nicht pflichtenfrei. Wer Mitarbeiter nach Polen schickt, muss die polnischen Entsenderegeln beachten, von der Meldung bei der Arbeitsinspektion bis zum polnischen Mindestlohn und zur A1-Bescheinigung; was dabei zu beachten ist, haben wir in unserem Beitrag darüber beschrieben, welches Arbeitsrecht gilt, wenn ein deutsches Unternehmen Mitarbeiter in Polen beschäftigt. Für bestimmte Branchen gelten Genehmigungs- oder Registrierungspflichten auch bei vorübergehender Tätigkeit. Und steuerlich lauert die Frage der Betriebsstätte: Wer in Polen dauerhaft über Personal, Räume oder einen abschlussbevollmächtigten Vertreter verfügt oder eine Baustelle über die im Doppelbesteuerungsabkommen festgelegte Dauer hinaus betreibt, wird in Polen steuerpflichtig, auch ohne Gesellschaft. Dazu kommt häufig eine Registrierungspflicht für die polnische Umsatzsteuer. Dieser Weg eignet sich deshalb für zeitlich begrenzte Vorhaben; sobald aus dem Projekt eine dauerhafte Präsenz wird, ist eine der folgenden drei Formen fällig.

Weg 2: Das Einzelunternehmen (CEIDG)

Bürger eines EU-Mitgliedstaats dürfen in Polen unter denselben Bedingungen ein Einzelunternehmen führen wie polnische Staatsangehörige. Die Anmeldung erfolgt im zentralen Gewerberegister CEIDG, online oder in jedem Gemeindeamt, ist kostenlos und wirkt ab dem Tag der Antragstellung; die Steuernummer NIP und die Statistiknummer REGON werden automatisch vergeben. Schneller und günstiger lässt sich in Polen kein Unternehmen gründen. Für ganz kleine Tätigkeiten gibt es sogar eine Schwelle, unter der gar keine Anmeldung nötig ist: Wer in keinem Quartal mehr als 225 Prozent des Mindestlohns einnimmt und in den letzten fünf Jahren kein Gewerbe geführt hat, betreibt rechtlich noch kein Unternehmen.

Das Einzelunternehmen ist die Form der Freiberufler, IT-Spezialisten, Berater und Handwerker, und es ist die Form, die polnische Auftraggeber meinen, wenn sie von einer Zusammenarbeit „auf B2B-Basis” sprechen. Für Deutsche, die nach Polen ziehen und dort für einen oder mehrere Auftraggeber arbeiten wollen, ist es oft die passende Lösung. Wo die Grenze zur Scheinselbstständigkeit verläuft und was die Arbeitsinspektion seit 2026 dagegen tun kann, erklären wir in unserem Beitrag über die Beschäftigungsformen in Polen.

Der Preis für die Einfachheit ist die Haftung: Der Einzelunternehmer haftet für alle Verbindlichkeiten mit seinem gesamten Privatvermögen, in Polen wie in Deutschland. Dazu kommen die Sozialversicherungsbeiträge, die in Polen nicht vom Gewinn, sondern von einer pauschalen Bemessungsgrundlage berechnet werden. Das Gesetz staffelt sie für Gründer: In den ersten sechs Monaten entfallen die Sozialbeiträge ganz, es ist nur der Krankenversicherungsbeitrag zu zahlen (sogenannte Starthilfe). In den folgenden 24 Monaten gilt eine ermäßigte Bemessungsgrundlage von 30 Prozent des Mindestlohns, was 2026 Sozialbeiträge von rund 420 bis 460 PLN im Monat bedeutet, je nachdem, ob die freiwillige Krankengeldversicherung mitgewählt wird. Danach ist der volle Beitrag fällig, der 2026 einschließlich Arbeitsfonds bei rund 1.900 PLN monatlich liegt, es sei denn, der Vorjahresumsatz lag unter 120.000 PLN; dann kann der Beitrag nach dem tatsächlichen Gewinn bemessen werden. Hinzu kommt in allen Phasen der Krankenversicherungsbeitrag, dessen Höhe von der gewählten Besteuerungsform abhängt.

Steuerlich hat der Einzelunternehmer die Wahl zwischen drei Modellen: dem Stufentarif mit 12 Prozent bis 120.000 PLN Einkommen und 32 Prozent darüber, dem linearen Satz von 19 Prozent auf den gesamten Gewinn oder einer Pauschalsteuer auf den Umsatz, deren Satz je nach Branche variiert. Die Buchführung ist einfach, ein Einnahmen-Ausgaben-Buch genügt bis zu einem Jahresumsatz von 2,5 Millionen Euro (2026 umgerechnet rund 10,6 Millionen PLN). Wer seinen Lebensmittelpunkt in Deutschland behält, sollte vorher mit seinem Steuerberater klären, wie das polnische Unternehmen dort behandelt wird; wir beraten zum polnischen Recht, nicht zum deutschen Steuerrecht.

Weg 3: Die Sp. z o.o., der Klassiker

Die Sp. z o.o. ist das polnische Gegenstück zur GmbH und die mit Abstand häufigste Wahl deutscher Investoren. Das Mindestkapital beträgt 5.000 PLN, die Gesellschaft kann von einer einzigen Person oder Gesellschaft gegründet werden, und die Gesellschafter haften nicht für die Verbindlichkeiten der Gesellschaft. Gegründet wird entweder beim polnischen Notar oder online über das System S24 mit einem Mustervertrag; die Online-Variante ist mit 250 PLN Gerichtsgebühr günstiger als die notarielle mit 500 PLN und oft binnen weniger Tage eingetragen, lässt aber nur Standardklauseln zu. Welche Variante wann sinnvoll ist, beschreiben wir in unserem Beitrag über die polnische 24h-Online-GmbH; einen Gesamtüberblick über die Gesellschaftsform gibt unser Beitrag Sp. z o.o. im Überblick.

Die Haftungsbeschränkung hat eine Kehrseite, die deutsche Geschäftsführer kennen sollten: Bleibt eine Vollstreckung gegen die Gesellschaft erfolglos, haften die Geschäftsführer persönlich und gesamtschuldnerisch für deren Verbindlichkeiten, es sei denn, sie weisen nach, dass sie rechtzeitig Insolvenzantrag gestellt haben oder den Gläubiger kein Schaden traf. Diese Haftung ist in Polen deutlich präsenter als in Deutschland und ein häufiger Grund für Mandate. Was Geschäftsführer außerdem beachten müssen, haben wir in unserem Beitrag zur Geschäftsführung der polnischen GmbH zusammengefasst.

Die laufenden Pflichten sind höher als beim Einzelunternehmen: vollständige Buchführung nach dem Rechnungslegungsgesetz, Jahresabschluss mit Gesellschafterbeschluss und elektronischer Einreichung beim Handelsregister, Eintragung der wirtschaftlich Berechtigten im Register CRBR, Meldungen bei jeder Änderung im Vorstand oder Gesellschafterkreis. Steuerlich zahlt die Gesellschaft Körperschaftsteuer von 9 Prozent, solange ihr Jahresumsatz zwei Millionen Euro nicht übersteigt und sie als Kleinunternehmer gilt, sonst 19 Prozent; auf ausgeschüttete Gewinne fällt zusätzlich Quellensteuer an, die das Doppelbesteuerungsabkommen für deutsche Gesellschafter in der Regel reduziert. Eine Besonderheit für Alleingründer: Ist eine natürliche Person einziger Gesellschafter, behandelt die polnische Sozialversicherung sie wie einen Einzelunternehmer und verlangt die vollen Beiträge, auch wenn sie kein Gehalt bezieht. Mit zwei Gesellschaftern entfällt das, weshalb viele Sp. z o.o. in Polen eine kleine Minderheitsbeteiligung haben; das Oberste Gericht hat 2024 bestätigt, dass auch eine Verteilung von 99 zu 1 Prozent genügt, um nicht als Einpersonengesellschaft behandelt zu werden.

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Schnellkontakt

Aleksandra Surowiecka

Rechtsanwältin (PL), zugelassen bei der Rechtsanwaltskammer Wrocław

Sprachen: Deutsch, Englisch, Polnisch

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Weg 4: Die Zweigniederlassung eines deutschen Unternehmens

Weniger bekannt, aber für viele deutsche Unternehmen die logischere Lösung ist die Zweigniederlassung (oddział przedsiębiorcy zagranicznego). Dabei wird nicht eine neue Gesellschaft gegründet, sondern die deutsche GmbH selbst im polnischen Handelsregister eingetragen, mit einem Zusatz zur Firma, der in der Praxis so aussieht: „Muster GmbH (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością) Oddział w Polsce”. Es braucht kein Stammkapital, keine zweite Geschäftsführung und keinen Gesellschaftsvertrag. Die Niederlassung darf allerdings nur das tun, was das deutsche Unternehmen auch zu Hause tut, und das deutsche Unternehmen muss eine Person benennen, die es in Polen vertritt.

Für die Eintragung sind der deutsche Handelsregisterauszug und der Gesellschaftsvertrag mit beglaubigter Übersetzung ins Polnische einzureichen; die Gerichtsgebühr beträgt 500 PLN. Danach gelten für die Niederlassung dieselben Spielregeln wie für ein polnisches Unternehmen: eigene Buchführung in polnischer Sprache nach polnischen Vorschriften, Steuernummer, Arbeitgeberpflichten, Umsatzsteuer. Steuerlich ist die Niederlassung eine Betriebsstätte, deren Gewinn in Polen der Körperschaftsteuer unterliegt; der Transfer des versteuerten Gewinns an das Stammhaus löst anders als eine Dividende keine zusätzliche polnische Quellensteuer aus.

Der entscheidende Unterschied zur Sp. z o.o. liegt in der Haftung: Die Niederlassung ist keine eigene juristische Person, also haftet die deutsche GmbH mit ihrem gesamten Vermögen für alles, was in Polen passiert. Dafür ist die Struktur schlanker, die Konsolidierung einfacher und der Auftritt gegenüber Kunden, die das deutsche Unternehmen kennen, unmittelbarer. Nicht zu verwechseln ist die Niederlassung mit der Repräsentanz (przedstawicielstwo): Sie darf nur Werbung und Marktbeobachtung für das Stammhaus betreiben, keine Verträge schließen, und wird nicht im Handelsregister, sondern in einem Register des Wirtschaftsministeriums geführt.

Die übrigen Gesellschaftsformen, kurz eingeordnet

Die Kommanditgesellschaft (spółka komandytowa) war lange das Lieblingsmodell für steueroptimierte Strukturen, oft als Sp. z o.o. sp. k. mit einer GmbH als Komplementärin. Seit sie selbst körperschaftsteuerpflichtig ist, hat sie viel von ihrem Reiz verloren und wird heute vor allem noch für Familienunternehmen und Joint Ventures gewählt. Die einfache Aktiengesellschaft (prosta spółka akcyjna) mit einem Mindestkapital von einem Złoty richtet sich an Start-ups mit Investoren und flexiblen Beteiligungsmodellen. Die klassische Aktiengesellschaft (spółka akcyjna) mit 100.000 PLN Grundkapital kommt für größere Vorhaben, regulierte Branchen und Börsenpläne in Betracht. Die offene Handelsgesellschaft (spółka jawna) mit voller persönlicher Haftung der Gesellschafter spielt für ausländische Investoren praktisch keine Rolle.

Die Entscheidungskriterien im Vergleich

Aus unserer Beratungspraxis sind es sechs Fragen, die die Wahl entscheiden:

• Haftung. Einzelunternehmen und Niederlassung: unbeschränkt (der Unternehmer beziehungsweise die deutsche GmbH haftet mit allem). Sp. z o.o.: beschränkt auf das Gesellschaftsvermögen, mit der subsidiären Haftung der Geschäftsführer im Hintergrund.
• Zeit und Kosten der Gründung. Einzelunternehmen: ein Tag, kostenlos. Sp. z o.o. online: wenige Tage, 250 PLN Gerichtsgebühr plus Kapital. Sp. z o.o. notariell: zwei bis vier Wochen, 500 PLN plus Notar und Kapital. Niederlassung: drei bis sechs Wochen wegen der Übersetzungen, 500 PLN.
• Laufende Kosten. Einzelunternehmen: einfache Buchführung bis 2,5 Millionen Euro Umsatz, aber feste Sozialbeiträge unabhängig vom Gewinn. Sp. z o.o. und Niederlassung: vollständige Buchführung, Jahresabschluss, in der Regel ein polnisches Buchhaltungsbüro.
• Steuern, nur die Eckdaten. Einzelunternehmen: 12/32 Prozent, 19 Prozent linear oder Umsatzpauschale, jeweils plus Krankenversicherungsbeitrag. Sp. z o.o.: 9 oder 19 Prozent Körperschaftsteuer plus Quellensteuer auf Ausschüttungen. Niederlassung: 9 oder 19 Prozent auf den polnischen Gewinn, keine zusätzliche Quellensteuer beim Transfer. Was im Einzelfall günstiger ist, gehört zum Steuerberater.
• Wahrnehmung am Markt. Polnische Geschäftspartner, Banken und öffentliche Auftraggeber kennen und bevorzugen die Sp. z o.o.; eine Niederlassung wird akzeptiert, wirft aber Rückfragen auf; ein Einzelunternehmen wird bei größeren Aufträgen als zu klein wahrgenommen.
• Ausstieg. Anteile einer Sp. z o.o. lassen sich verkaufen, die Gesellschaft kann mit Mitarbeitern und Verträgen den Eigentümer wechseln. Ein Einzelunternehmen oder eine Niederlassung lässt sich nur durch Übertragung der einzelnen Vermögenswerte veräußern.

Welche Form passt zu welcher Situation?

Für den Freiberufler oder Spezialisten, der nach Polen zieht und dort für Auftraggeber arbeitet, ist das Einzelunternehmen fast immer richtig: schnell, günstig, mit Starthilfe bei den Sozialbeiträgen. Für ein deutsches Unternehmen, das den polnischen Markt erst testet, ist die Tätigkeit ohne Niederlassung der natürliche erste Schritt, mit einem klaren Zeithorizont und einem Blick auf die Betriebsstättenfrage. Wird daraus eine dauerhafte Präsenz mit eigenem Personal, Lager oder Produktion, stellt sich die Wahl zwischen Niederlassung und Sp. z o.o.: Die Niederlassung, wenn das Geschäft eng mit dem deutschen Stammhaus verflochten bleibt, das Haftungsrisiko überschaubar ist und die Struktur schlank bleiben soll; die Sp. z o.o., wenn das polnische Geschäft eigenständig auftreten, Risiken abschirmen, lokale Partner beteiligen oder später verkauft werden soll. In der Praxis landen die meisten unserer Mandanten bei der Sp. z o.o., und zwar nicht aus steuerlichen Gründen, sondern wegen der Haftungstrennung und der Akzeptanz am Markt. Was nach der Gründung zu tun ist, von der Bankkontoeröffnung bis zu den ersten Meldungen, haben wir in unserem Beitrag über die wichtigen Schritte nach der Gründung Ihrer Sp. z o.o. zusammengestellt.

Fazit: Firma in Polen gründen

Vier Wege führen deutsche Unternehmen nach Polen, und keiner ist für alle richtig. Die Tätigkeit ohne Niederlassung ist der Einstieg auf Zeit, das Einzelunternehmen die Form für Einzelpersonen, die Zweigniederlassung die schlanke Lösung für eng angebundene Betriebe, die Sp. z o.o. der Standard für alles, was eigenständig wachsen und Risiken abschirmen soll. Die Wahl sollte an der Haftung, am geplanten Umfang und am Zeithorizont ansetzen, nicht an der Steuerersparnis allein, denn die steuerlichen Unterschiede sind kleiner, als viele erwarten, und der Wechsel der Rechtsform ist später teurer als die richtige Entscheidung am Anfang.

FAQ: Firma in Polen gründen – häufige Fragen und Antworten

Kann ich als Deutscher in Polen ein Einzelunternehmen anmelden?

Ja. Bürger eines EU-Mitgliedstaats dürfen in Polen ein Einzelunternehmen unter denselben Bedingungen führen wie polnische Staatsangehörige. Die Anmeldung im Gewerberegister CEIDG ist kostenlos, erfolgt online oder im Gemeindeamt und wirkt ab dem Tag der Antragstellung. Anzugeben sind eine Zustelladresse und, falls vorhanden, der feste Geschäftssitz, für den ein Nutzungsrecht bestehen muss; in der Regel wird außerdem eine PESEL-Nummer benötigt.

Was kostet die Gründung einer Sp. z o.o. in Polen?

Das Mindestkapital beträgt 5.000 PLN. Die Gerichtsgebühr für die Eintragung liegt bei 250 PLN bei Online-Gründung über das System S24 und bei 500 PLN bei notarieller Gründung, jeweils zuzüglich Bekanntmachungsgebühr, bei der notariellen Variante außerdem Notarkosten und Übersetzungen. Hinzu kommt die Steuer auf zivilrechtliche Handlungen von 0,5 Prozent des Kapitals.

Was ist der Unterschied zwischen einer Sp. z o.o. und einer Zweigniederlassung in Polen?

Die Sp. z o.o. ist eine eigene juristische Person mit beschränkter Haftung, eigenem Kapital und eigener Geschäftsführung. Die Zweigniederlassung ist nur die Registrierung des deutschen Unternehmens in Polen: kein Kapital, keine zweite Geschäftsführung, aber volle Haftung der deutschen Gesellschaft für alles, was in Polen geschieht. Beide führen in Polen eigene Bücher und zahlen auf den polnischen Gewinn Körperschaftsteuer.

Welche Steuern zahlt ein Einzelunternehmer in Polen?

Er wählt zwischen dem Stufentarif von 12 Prozent bis 120.000 PLN und 32 Prozent darüber, dem linearen Satz von 19 Prozent oder einer Umsatzpauschale mit branchenabhängigem Satz. Dazu kommen Sozialversicherungsbeiträge von einer pauschalen Bemessungsgrundlage, in den ersten sechs Monaten entfallen sie, in den folgenden 24 Monaten sind sie ermäßigt, sowie der Krankenversicherungsbeitrag. Die Zahlen gelten für 2026; die Einordnung im Einzelfall gehört zum Steuerberater.

Haften Gesellschafter einer polnischen Sp. z o.o. persönlich?

Nein, die Gesellschafter haften nicht für die Verbindlichkeiten der Gesellschaft. Anders die Geschäftsführer: Bleibt eine Vollstreckung gegen die Gesellschaft erfolglos, haften sie persönlich, es sei denn, sie haben rechtzeitig Insolvenzantrag gestellt oder können nachweisen, dass dem Gläubiger kein Schaden entstanden ist.

Kann eine deutsche GmbH in Polen tätig sein, ohne eine Gesellschaft zu gründen?

Ja, vorübergehend. Unternehmen aus der EU dürfen in Polen Dienstleistungen erbringen, ohne sich registrieren zu lassen. Zu beachten sind die Entsenderegeln für Mitarbeiter, eventuelle Genehmigungspflichten der Branche, die Umsatzsteuer und die Frage, ab wann eine steuerliche Betriebsstätte entsteht. Für eine dauerhafte Präsenz ist eine Niederlassung oder eine Sp. z o.o. erforderlich.

Welche Rechtsform ist für ein deutsches Unternehmen in Polen am besten?

Das hängt vom Vorhaben ab: Für Einzelpersonen das Einzelunternehmen, für zeitlich begrenzte Projekte die Tätigkeit ohne Niederlassung, für eng an das Stammhaus angebundene Betriebe mit überschaubarem Risiko die Zweigniederlassung, für eigenständiges Wachstum, Risikoabschirmung und einen späteren Verkauf die Sp. z o.o. In der Praxis wählen die meisten deutschen Unternehmen die Sp. z o.o.

Wie können wir Ihnen helfen?

Wir begleiten deutsche Unternehmen beim Markteintritt in Polen, von der Wahl der Rechtsform bis zur eingetragenen Gesellschaft, und das auf Deutsch.

• Wir prüfen mit Ihnen, welche Rechtsform zu Ihrem Vorhaben passt, und stimmen die steuerlichen Fragen mit Ihrem Steuerberater oder unseren Kooperationspartnern ab.
• Wir gründen Ihre Sp. z o.o., online oder beim Notar, einschließlich Gesellschaftsvertrag, Handelsregisteranmeldung und CRBR-Eintragung.
• Wir registrieren die Zweigniederlassung Ihres deutschen Unternehmens im polnischen Handelsregister, einschließlich Übersetzungen und Benennung des Vertreters.
• Wir unterstützen Einzelpersonen bei der Anmeldung in der CEIDG und bei der Gestaltung ihrer B2B-Verträge.
• Wir prüfen bei Tätigkeiten ohne Niederlassung die Entsende-, Registrierungs- und Genehmigungspflichten.
• Wir übernehmen die laufende rechtliche Betreuung: Gesellschafterbeschlüsse, Änderungen im Handelsregister, Verträge mit Geschäftsführern und Mitarbeitern.

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